2011年1月5日 星期三

Excel-利用小計功能來自動分頁列印

在 Excel 中取得一個如下的資料表,如果想要以某個欄位的項目來分頁列印(本例以班級為單位來分頁),如果以手動方式來操作,當資料量很大時,可能在分頁數很多時造成困擾。有什麼方法可以來加快速度呢?

或許以下的方法並不完美,但不算是個複雜的方法,來試試吧!

1. 其實是要藉助 Excel 的小計功能,所以要先新增兩個欄位,例如:E欄和F欄,其中E欄的內容沒有太大的意義,只要有資料就好,此處命名為AAA。而BBB欄位則是複製你要分頁的項目,例如「班級」欄位。

2. 接著執行「小計」功能。

3. 在[分組小計欄位]中選取新增的第二個欄位,例如:BBB。

4. 在[使用函數]中選取任一個項目。

5. 在[新增小計位置]中選取新增的第二個欄位,例如:BBB。

6. 勾選[取代目前小計]、[每組資料分頁]和[摘要置於小計資料下方]三個選項。

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接著你會看到小計功能和小計的結果,參考下圖:

資料已依照BBB的內容分頁,即依「班級」欄位分頁。其中AAA欄位是用來放置「XXX計數」這些字之用。

7. 選取新增的兩個欄位(E欄和F欄),按一下右鍵,選取[隱藏]選項,將這兩個欄位加以隱藏(將不會被印出來)。

8. 此時選取列印或是預覽列印,即可看到結果依「班級」欄位來分頁列印了。

image09

對於資料量很大的資料表,或許這個方法能有點效果。(建議要先將工作表的第1列設定為「標題列」)

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