2011年9月30日 星期五

Word-壓縮文件中的圖片

在編輯 Word 的文件時,如果插入許多的圖片檔,將會使得文件檔案肥大。Word 2010 中提供了壓縮圖片的功能,可以有效減少文件的檔案大小,但要付出的代價是圖片的解析度降低,而且無法復原。

以下的例子要來觀察 Word 的圖片壓縮功能,先在 Word 文件中插入 8 張我的圖片中的預設圖片檔。(參考下圖)

在檔案總管中檢視檔案大小,本例為:1,035KB。

接著,將檔案名稱的副檔名更名為「ZIP」(原為DOCX)。

點選這個ZIP檔,在其下的「\word\media」路徑中,可以檢視每張圖存在 Word 文件中的檔案大小。

(如果你想要取用這些圖案,則直接複製到其他位置即可。)

(再將檔案的副檔案改圖DOCX)

回到 Word 中,選取一張圖片,按一下[圖片工具/調整]中的「壓縮圖片」。

你可以選取「刪除圖片的裁減區域」,Word 會將你在文件中裁減圖片的區域直接刪除,而你將無法還原。

接著,選取一種目標輸出模式,ppi 值愈小,檔案也會愈小,反之亦反。

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存檔後,再來看 Word 文件的大小,變為:124KB。(原為1,035KB)

更名為ZIP檔後,檢視文件中每張圖片的大小,已經大幅減小。

經過圖片壓縮處理,一但存檔後,將是不可逆,所以使用上要非常小心。

Excel-設定圖案中的文字垂直置中

有同仁在使用 Office 2010 時,觀察到一個有趣的現象,在 Word 中插一個圖案之後,執行新增文字,輸入的文字會自動「垂直置中」。(參考下圖)

但是在 Excel 中同樣插入一個圖案之後,所新增的文字卻是「靠上對齊」。(參考下圖)

如何讓 Excel 中圖案中的文字也能垂直置中?其實很簡單,只要使用在[常用/對齊方式]中使用「垂直置中」按鈕即可。

你也可以在圖案上按一下右鍵,選取[格式化圖案]選項,在[文字方塊]頁面下的「垂直對齊」中選取「中」。

反之,如果要在 Word 中要將圖案的文字設定為「靠上對齊」,則選取圖案後,選取[格式/文字]選項下的「上」。

2011年9月29日 星期四

Word-常用快速鍵(輸入日期時間、放大字型、移動段落)

最近回答同事的問題,使用了三種快速鍵,對於加速編輯有幫助。Word 的快速鍵很多,每個人常用的快速鍵也不一樣,常用就能記住,不常用就算背下來也沒用。

(1) 輸入今天的日期和現在的時間

Shift+Alt+D:今天的日期

Shift+Alt+T:現在的時間

輸入完成後,將插入點移至日期中,還可以隨時更新(點選「更新」或是按 F9 鍵)。(其為功能變數,開啟文件時,應該要自動更新)

如果你想改變這個日期的格式,則在日期上按一下右鍵,選取[編輯功能變數]選項

接著,在[Date]類別的[日期格式]中,選取一個想要的日期格式。如果要改變時間的格式,則以相同方式在[Time]類別中操作。

(2) 放大/縮小字型

Ctrl+Shift+>:放大選取文字的字型大小

Ctrl+Shift+<:縮小選取文字的字型大小

放大/縮小字型的點數,是以[字型大小]下拉式清單中設定的標準字型大小來切換。

如果你想要以快速鍵每次放大字型 1 點,該使用什麼快速鍵?

Ctrl+]:放大 1 點所選取文字的字型大小

Ctrl+[:放大 1 點所選取文字的字型大小

(3) 上移/下移一個段落

如果想要將段落的順序改變,使用滑鼠拖曳相當不方便。

先把插入點移至要移動的一個段落(不用選取整個段落),或是先選取連續的數個段落。

Shift+Alt+↑:上移一個段落

Shift+Alt+↓:下移一個段落

2011年9月28日 星期三

Windows 7-關閉行動作業中心發送的訊息

在使用 Windows 7 時,時常你有看到一些提示訊息,有些是和安全性有關,有些和系統維護有關。只要被監控項目的狀態有所改更(例如防毒軟體過期,或是你已安裝其他備份軟體,所以沒有執行 Windows 7 的備份功能等),你會在工作列的通知區中看到行動作業中心所發送的訊息通知,而且 [行動作業中心] 中的項目狀態會改變顏色以反應訊息的嚴重性,並提出行動建議。

通常最常見的是「疑難排解」的訊息,讓你的動作會暫停一下。如果你真的不想讓這些訊息時常來干擾你,可以參考以下的做法將其關閉:

1. 在[控制台]中選取[行動作業中心]選項,進入行動作業中心(參考下圖)。

你會看到它提供的相關訊息,這些訊息曾經在你使用電腦時出現過。

2. 在視窗的左邊窗格中,選取[變更行動作業中心設定]選項。

3. 取消勾選你不想要出現的訊息。

提醒:其實這些訊息有其重要性,任意的關閉它,或許那一天真的出現某些問題時,你也可能會忽略掉。

2011年9月27日 星期二

銜接新舊版的Microsoft Office

雖然還有很多人在使用 Office 2003 版,但是工作場所和不同人之間的檔案流通,已經愈來愈多人使用 Microsoft Office 2010 了。如果你在新舊交替之際,以下兩個工具,將會大有幫助。

(1) 檔案格式相容性套件

如果你還在使用 Microsoft Office 2000、Office XP 或 Office 2003,安裝相容性套件後即可使用 2010 版的 Word、Excel 和 PowerPoint 的檔案格式開啟、編輯與儲存檔案。 此相容性套件還可以與 Microsoft Office Word Viewer 2003、Excel Viewer 2003 及 PowerPoint Viewer 2003 合併使用,檢視以這些新的格式儲存的檔案。

下載: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=zh-tw

安裝後,即可在 Office 2003 版中開啟、檢視 Office 2007 和 Office 2010 版的文件了。

(2) Office 2003 對Office 2010 功能表互動式對應指南

如果由舊版的 Microsoft Office 轉換到新版的 Microsoft Office,想要知道各種功能表和工具列命令轉換到那個位置,可以透過這些互動式指南來顯示對照的畫面。只要按一下想要尋找的命令或按鈕,此指南就會顯示該命令或按鈕位於 2010 版程式中的位置。

網頁:http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA101794130&lcid=1028&NS=WINWORD&Version=14


在某個軟體的指南上按一下即可進入查詢網頁,而你的電腦必須已安裝 Microsoft Silverlight 才能正確動作。

Microsoft Silverlight 由此網頁進行安裝:http://www.microsoft.com/getsilverlight/office/?lang=zh-tw

如果你想查詢某個按鈕或是功能表選項在新版中的位置,則可以在想要的圖示或位置上按一下(例如「列印」按鈕):

網頁立刻顯示在 2010 版中相同功能的位置:

如果執行頁面上的「安裝」,可以將這個指南由自己的電腦執行。如果按一下「參考」,則可 以下載各種軟體 2003 版和 2010 版指令對照的 Excel 檔。

image[31]

2011年9月25日 星期日

Excel-處理日期座標軸

在 Excel 中建立圖表時遇到以日期為座標軸,如果日期是不連續的日期(如下圖的資料表),則可能產生如下下圖的統計圖表。其中每個資料圖表的距離很大,而且間隔寬度也不一樣,該如何調整呢?

image

image

1. 在日期座標軸上按一下右鍵,選取[座標軸格式]選項。

2. 預設可能是[根據資料自動選取]選項或是[日期座標軸]選項。

3. 勾選[文字座標軸]選項。比較上下兩個圖,其可以設定的座標軸選項並不一樣。

結果如下:

image

Excel-圖表中套用兩種圖表類型和兩個座標軸

在 Excel 中常會在製作圖表時遇到,一個圖表中的兩個數列大小相差太多,且有時需要兩種不同的座標軸(參考下圖)。要如何處理這種圖表呢?

1. 選取一個數列,在數列上按一下右鍵,選取[變更數列圖表類型]選項。

圖表轉變如下。你會發現這兩個數列中,一組數值很大,一組數值較小。

image

2. 在圖表中選取[金額]數列。

3. 在[圖表工具/版面配置]中,選取[格式化選取範圍]按鈕。

或是在圖表中的[金額]數列上按一下右鍵,選取[資料數列格式]選項。

4. 在[資料數列格式]對話框中的[數列選項]標籤下,勾選「副座標軸」選項。

圖表轉變如下:

2011年9月24日 星期六

Excel-將日期的星期幾只顯示一個字

在 Excel 中,如果已知一個日期,要求其為星期幾,只要透過數值格式設定為「星期三或週三」即可。

如果只想以一個字顯示星期幾該如何處理呢?(參考下圖,二種表示方式)

儲存格C2:=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"))

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"):以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@")):以RIGHT函數取出最右邊一個字。

儲存格E2:=RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaa;@"))

(上式和上上式的差異為aaaa和aaa)

TEXT(A2,"[$-404]aaa;@"):以公式設定顯示格式為「星期三」

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaa;@")):以RIGHT函數取出最右邊一個字。

2011年9月23日 星期五

Excel-產生某年度固定星期幾的隨機日期

最近要求學生練習:產生某一年某個星期幾的隨機日期,例如產生10個2011年的星期三日期。(參考下圖)

儲存格D2:=INT(RAND()*52)*7+40548

其中 40548 為2011年第一個星期三的日期(1月5日)對應的數值,INT(RAND()*52) 產生0~51的亂數值,INT(RAND()*52)*7 可產生每一週間隔7天的數值。

Excel-找出每年的第一個星期幾是那一天

在 Excel 中如果要找某一天為星期幾只要透過 WEEKDAY 函數即可求得,如果要求每年的第一個星期幾是那一天,該如何處理?

以2011年為例第一個星期一為1/3,第一個星期二為1/4,…,第一個星期日為1/2。(參考下圖)

儲存格B2:{=SUM(IF(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7"))),2)=ROW(1:1),ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7")))))}

此為陣列公式,輸入完成請按 Ctrl+Shift+Enter 鍵。複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B8。

此公式的關鍵為將日期轉換為數字,例如:2011年1月1日=40544、2011年1月2日=40545、…。

DATEVALUE($B$1&"/1/1"):取出儲存格B1的年度,組成該年度的第1天的數值。

INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7")):轉換為一段位址範圍,例如:「40544:40550」

ROW(INDIRECT(DATEVALUE($B$1&"/1/1")&":"&DATEVALUE($B$1&"/1/7"))):將一段位址範圍轉換為列的範圍,例如:「ROW(40544:40550)」,即第40544列至40550列。

透過 WEEKDAY 函數將這段列的範圍透過陣列公式,得到1~7的數字陣列,其中星期一得到1、星期二得到2、…、星期日得到7。

整個公式即可得到一段由1~7組成的陣列(其順序為當年的星期順序)對應到1/1~1/7的陣列,參考上圖右。

公式中的 SUM 函數,其實只是要 IF 函數所得的陣列,例如:{40544, False, False, False, False, False, False},取出數值部分,該數值對應到一個日期。

2011年9月20日 星期二

Excel-表格轉換(一列轉二列)

有網友問到:我設定A2 B2 C2 D2四個數值,我想把C2 D2數值插入A3 B3,而原始A3 B3數值移至A4 B4,然後C3 D3數值又插入A5 B5,可以依序間距插入。不知道有甚麼方法可以循環插入,感謝你的指導。

我想這個問題可能是類似要將表格一列轉二列吧!(參考下圖)

儲存格G2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,1))

INDIRECT(ADDRESS(列,欄)):用來取得資料表中儲存格的內容,

ROW(2:2)/2+1:在往下複製時,可以將第2,4,6,8…列轉換為第1,2,3,4,…列,其中+1是因為資料由第2列開始。

儲存格H2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,2))

儲存格I2:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,3))

儲存格H3:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,4))

儲存格I3:=INDIRECT(ADDRESS(ROW(2:2)/2+1,5))

複製儲存格G2:I3,往下各列貼上即可。

Excel-使用自訂清單

在 Excel 中使用「自訂清單功能」,可以讓你快速產生一些字串的清單。而清單中的內容是有順序性的,所以又可以拿來自動填滿和排序之用。例如:一年一班、一年二班、一年三班、一年四班、一年五班、一年六班、一年七班、一年八班、一年九班、一年十班等是常用的清單,如何可以快速設定及取用呢?

首先選取[檔案/選項],在[進階]選項中,點選[編輯自訂清單]按鈕。

Excel 已準備了一些預設的常用清單,你有二種方式加入新的清單:

(1) 在[清單項目]方塊中輸入清單項目(每個項目可以用逗號隔開,或是打在不同列中)。

或是

(2) 先在連續的儲存格中輸入好清單項目,然後在[匯入清單來源]方塊中輸入或是選取儲存格範圍,再按一下[匯入]按鈕,這些清單項目就會匯入[清單項目]方塊中。

最後按一下[新增]按鈕,即可完成一組自訂的清單。

要如何使用呢?

(1) 以自動填滿方式來輸入文字。先輸入一個清單項目中的其中一個項目(不一定要第一個項目),然後選取這個儲存格,再拖曳儲存格右下角的控制點。拖曳過程中可以預覽產生的項目,而且清單項目會週而復始的出現。

(2) 你可也可以利用清單項目來排序。

對要排序的資料執行[常用/排序與篩選]按鈕中選取[自訂排序]選項,在[排序]對話中的[順序]下拉式清單中選取[自訂清單]選項。

接著選取你要用以排序的清單項目:

按下[確定]按鈕,即會依清單的順序來排序了。

如果不依自訂清單來排序,會依中文字的筆劃順序來排,例如:

好康東東