2011年9月20日 星期二

Excel-使用自訂清單

在 Excel 中使用「自訂清單功能」,可以讓你快速產生一些字串的清單。而清單中的內容是有順序性的,所以又可以拿來自動填滿和排序之用。例如:一年一班、一年二班、一年三班、一年四班、一年五班、一年六班、一年七班、一年八班、一年九班、一年十班等是常用的清單,如何可以快速設定及取用呢?

首先選取[檔案/選項],在[進階]選項中,點選[編輯自訂清單]按鈕。

Excel 已準備了一些預設的常用清單,你有二種方式加入新的清單:

(1) 在[清單項目]方塊中輸入清單項目(每個項目可以用逗號隔開,或是打在不同列中)。

或是

(2) 先在連續的儲存格中輸入好清單項目,然後在[匯入清單來源]方塊中輸入或是選取儲存格範圍,再按一下[匯入]按鈕,這些清單項目就會匯入[清單項目]方塊中。

最後按一下[新增]按鈕,即可完成一組自訂的清單。

要如何使用呢?

(1) 以自動填滿方式來輸入文字。先輸入一個清單項目中的其中一個項目(不一定要第一個項目),然後選取這個儲存格,再拖曳儲存格右下角的控制點。拖曳過程中可以預覽產生的項目,而且清單項目會週而復始的出現。

(2) 你可也可以利用清單項目來排序。

對要排序的資料執行[常用/排序與篩選]按鈕中選取[自訂排序]選項,在[排序]對話中的[順序]下拉式清單中選取[自訂清單]選項。

接著選取你要用以排序的清單項目:

按下[確定]按鈕,即會依清單的順序來排序了。

如果不依自訂清單來排序,會依中文字的筆劃順序來排,例如:

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