2013年4月21日 星期日

使用Outlook 2010作為檔案資料庫

最近教了同事一個使用 Outlook 2010 作為檔案資料庫的技巧。就是把一些最近常要檢視的「檔案」和郵件中的「附件檔」,搜集在一個 Outlook 的資料檔中,便於檢視和管理。

因為 Outlook 2010 的資料檔可以將多個檔案封裝在一個檔案中,所以我們先在帳戶中建立一個資料檔,本例為「temp.pst」:(按一下[新增]按鈕,指定資料夾和名稱。)

隨後,這個資料夾就可以掛上 Outlook 中。接著,你可以將檔案總管中的檔案,以拖曳的方式置入這個資料夾中:

點選檔案,可以在右側視窗中檢視(預覽),如果無法預覽者,可以在檔案上按二下,由應用程式開啟檔案後再檢視。

你也可以將郵件中的某個「附件檔」直接拖曳至這個資料夾中(原郵件中的附件,仍會保留):

雖然這個資料夾中存放的是檔案,除了可以檢視檔案內容之外,你也可以方便的將檔案寄出(以附件形式)、列印和刪除等。你可以將這個資料中的檔案,直接拖曳至檔案總管中(複製),資料檔中的檔案仍會被保留。

其實這是把檔案當為一個郵件來處理,一個資料夾就像一個檔案資料庫,重點用在檔案的檢視,而非編輯檔案。你也可以用這個方法,將郵件只留下附件,原始郵件刪除。

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