2013年6月28日 星期五

Windows-讓視窗每次開啟時最大化

和學校同仁討論到一個問題:有人想要每次開啟某個應用程式或文件時,都希望以最大化視窗開啟,希望免去調整視窗的動作,要該怎麼做呢?

因為在 Windows 中,會記錄視窗前一次開閉時的視窗大小,而且預設用相同大小開啟視窗(位置會有所不同)。如果你想要改變為每次都以最大化視窗來開啟,則可以:

1. 在應用程式或文件的捷徑(圖示)上按一右鍵,選取[內容]選項。

2. 在[捷徑]標籤下的[執行]下拉式清單中選取「最大化」(預設在「標準視窗」)。

往後每次開啟時,都會以螢幕最大的範圍來開啟視窗。

2013年6月26日 星期三

Excel-多條件的AND邏輯運算

又有人在問在公式中的使用的多條件 AND 邏輯運算相關問題,這是日常生活中最常被利用的觀念。因為很多人一看到邏輯運算,頭都快昏了,而且除了 AND 之外,還有 NOT、OR、XOR 等邏輯運算。

但是公式要用的好,了解這些邏輯運算會有很大的幫助,所以這是在學習過程中要必的功課。

在說明之前,先來了解 AND 邏輯的運算概念。在下圖中可以發現當 A 和 B 這二個條件都為 True 時,結果 Y 才會得到 True 的結果。

IF 函數來練習,參考下圖中,如果以三個條件將全部符合者以「V」表示,未符合者以「X」表示。

列出以下五種做法:

(1) 儲存格D2:=IF(A2=TRUE,IF(B2=TRUE,IF(C2=TRUE,"V","X"),"X"),"X")

IF 函數中使用 IF 函數,形成巢狀結構,其中的每個條件會以 AND 邏輯運算。

(2) 儲存格D2:=IF(AND(A2=TRUE,B2=TRUE,C2=TRUE),"V","X")

直接以 AND 函數取得邏輯運算結果當為 IF 的條件。

(3) 儲存格D2:=IF((A2=TRUE)*(B2=TRUE)*(C2=TRUE),"V","X")

在 IF 函數中將條件以運算子「*」串接,其中的每個條件也會以 AND 邏輯運算。

(4) 儲存格D2:=IF(AND(A2,B2,C2),"V","X")

如果你的儲存格內容即是 True 或是 False 做為條件時,公式將會更簡化。

有人寫成 IF(AND(A2=TRUE,B2=TRUE,C2=TRUE),"V","X") 也可以,但公式較冗長。

(5) 儲存格D2:=IF(A2*B2*C2,"V","X")

這是最簡單的寫法了!

複製儲存格D2,往下各列貼上。

2013年6月24日 星期一

Word-存檔時加密文件

最近學校中常會討論到個資和資訊安全的議題,也發現同仁對於基本的 Word 文件加密,好像也不是很熟悉,特別在此做些簡單的介紹。

Word 文件是一般行政人員最常接觸的文件,很多時候是需要將文件內容加以保護的。而你在儲存檔案時,就可以順便處理一下文件資訊,並且指定是否要為文件加密。

當你為文件另存新檔時,參考下圖,先將文件資訊的顯示區加大(將分隔線往上拖曳)。

每個文件資訊的欄位你都可以修改,如果有不想外露的資訊,可以就此刪除。

如果你按一下[工具]按鈕右側的三角型符號,接著選取「一般選項」,即可在此輸入你要為文件加密的密碼。如果想要將文件設定為唯讀,則勾選[建議唯讀]選項,並且再輸入一組密碼。

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以後要打開這個文件檔案時,就必須先輸入密碼才能開啟文件。

2013年6月21日 星期五

Excel-在顯示日期中加入星期幾

在一個 Excel 的工作表中,有人想要將一個含有年月日的日期轉換成另一種表示法:月日的日期+星期幾,該如何撰寫公式呢?

儲存格C2:=TEXT(A2,"mm/dd")&"("&RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1)&")"

複製儲存格C2,往下各列貼上。

TEXT(A2,"mm/dd"):利用 TEXT 函數,將儲存格A2中的日期轉換為顯示月日的日期。

TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"):利用 TEXT 函數,將儲存格A2中的日期轉換為顯示星期幾。

RIGHT(TEXT(A2,"[$-404]aaaa;@"),1):利用 RIGHT 函數,取出上述星期幾的最右邊一個字元。

TEXT 函數的詳細說明請參考微軟網站:

http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342952.aspx

或是參考另一篇文章:

Excel-日期以各種星期幾格式顯示 @ 學不完.教不停.用不盡 -- 痞客邦 PIXNET --

2013年6月19日 星期三

Word-將一段文字搬移至較多頁後的位置

和同事談到了在 Word 中編輯長文件的一個現象,例如要將在第 1 頁中的某一段文字想要搬移至第 4 頁的位置。如果使用滑鼠直接拖曳,往往會在第 4 頁附近來回擺動,才能準確的拖曳至正確的點上。

可以試著採行第一種方式:分割視窗,上半部視窗顯示第 1 頁,下半部視窗切換至第 4 頁。選取第 1 頁中的文字,拖曳至下半部視窗中。(參考下圖)

或是你也可以使用第二種方式,不管是否分割視窗皆可,先選取第 1 頁中的文字,然後移至第 4 頁的位置,按著 Ctrl 鍵,按一下「滑鼠右鍵」,也會執行搬移的動作。

Word-讓小數點對齊

有網友問到:在 Word 中如何能讓小數點的位置對齊?在一段文字中如何對齊?在表格中如何對齊?

在 Word 中有提供「定位點」的工具,讓文字在段落中能對齊某個位置。參考以下的做法:

1. 先在尺規的最左側找到定位點符號,每按一下滑鼠左鍵一下,就會切換一種定位點。

2. 持續切換至「對齊小數點之定位點」。

3. 在尺規上想要對齊小數點的位置按一下滑鼠左鍵,該處即會被設定一個定位點。(參考下圖)

4. 在段落中按一下 Tab 鍵,會跳至第一個定位點處,輸入含有小數點的數字,該數字的小數點會落在你設定的定位點處。再按一下Tab 鍵,會跳至下一個定位點處。(參考下圖)

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如果你要在表格中讓小數點對齊,做法和上述類似,但是要按 Ctrl+Tab 鍵,才能跳到所設定的「對齊小數點」定位點處。

如果要準確的設定定位點,在任一個定位點上按二下,即可以在[定位點]對話框中設定。

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2013年6月18日 星期二

Excel-運算公式和運算結果的顯示與隱藏

有網友問到:在 Excel 中如何將多筆含有公式的儲存格,把運算公式去除,只留下運算結果。

例如下圖中的資料表裡,有些儲存格含有運算公式:

按一下 Ctrl+` 鍵,可以切換顯示/隱藏運算公式和運算結果,方便來檢查公式:

如果你想要將某一個儲存格中的運算公式,改為只留下運算結果(去除公式),則只要在儲存格中進入編輯公式狀態,按一下 F9 鍵:

運算公式會被移除,只留下運算結果:(此動作不可逆,無法還原公式(除了按下復原鍵或 Ctrl+Z 鍵))

如果你要將多筆資料去除公式,則可以先複製有公式的儲存格,再按一下右鍵,選取貼上選項:值,也會將已複製的所有儲存格之運算公式去除,留下運算結果。:(此動作不可逆,無法還原公式(除了按下復原鍵或 Ctrl+Z 鍵))

如果你在含有公式的儲存格格式中,進入「保護」標籤下勾選了「隱藏」選項:

 

則當你的工作表進入保護狀態時,公式不會被顯示:

2013年6月15日 星期六

Word-進一步調整設定圖片樣式後的效果

在 Word 中(Excel 和 PowerPoint 亦可),大家常會使用圖片工具中的「圖片樣式」,直接套用可以省時省事:

但是,你可能會發現在套用之後的效果會有部分原始圖片內容被效果給遮蔽了(如下圖),如何彌補這個缺憾呢?

其實你只要使用「裁減」工具即可!大家通常以裁減工具來讓圖片變小,其實裁減工具也可以讓圖片變大,參考下圖,你可以將原始圖片左側裁減的控制點向左拖曳,變可以加大圖片。

圖片變大的結果,一些原來被遮蔽的地方已經出現了:

Excel-善用選擇性貼上圖片功能

在 Excel 中常會用到複製/貼上功能,如果是複製文字藝術師,則貼上也是文字藝術師。但是如果你遇到某些電腦中缺少你所用的字型,則設計再漂亮的效果,也會全部顯示不出來。你可以選取在貼上時,以貼上圖片的方式來處理,則可以在後續有很多可再變化的效果。

又例如:你複製了某些儲存格之後,也可以使用選擇性貼上中的貼上圖片選項,則儲存格以圖片顯示,其中的公式就不會被看到,而且數值不會被修改。

以下在文字藝術術師效果、儲存格、統計圖、SmartArt 等四個方面,來比較貼上圖片的結果:

(下圖左側為原始內容,右側為貼上圖片後的效果。)

你可以試著調整這些圖片的顯示效果:

Excel-將統計圖旋轉90度

有人有這樣的需求:基於排版的需要,想要將 Excel 中產生的統計圖旋轉90度,可是不知該怎麼做?

遍尋 Excel 中的圖表工具相關設定,好像都沒有提供這樣的功能,只好來採用間接的方式來完成。我們可以將圖表複製為一張圖片,圖片就可以旋轉了。參考以下步驟:

1. 先產生想要的統計圖。

2. 選取圖表,並按一下 Ctrl+C 鍵,複製這個圖表。

3. 在儲存格上按一下右鍵,選取貼上選項:圖片。

4. 選取這張圖片,即可利用旋轉工具,改變圖表的方向。

因為現在這個圖表是一張圖,所以並不會因為資料改變而跟著改變,要非常小心!

2013年6月14日 星期五

Excel-保留合併儲存格中的每個儲存格內容

有人問到:在 Excel 中如果選取數個儲存格執行合併(跨欄置中或是合併儲存格),則只會保留第一個儲存格的內容,是否有辦法保留其他儲存格的內容呢?

在 Excel 的工作表中選取數個儲存格(例如:3個儲存格),按一下「跨欄置中」或是「合併儲存格」按鈕,會進行合併儲存格的工作。

 

Excel 會提醒你,合併後的儲存格只會保留左上角儲存格的內容:

如果你真的想要保留其他儲存格的內容,以便將來還原,方法是有的。

你只要在其他用不到的儲存格,先將數個儲存格合併(例如:3個儲存格),再以「複製格式」方式,貼至想要合併的儲存格上。(參考下圖)

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如果你選取了這個合併過的儲存格,再按一下「跨欄置中」或是「合併儲存格」按鈕,會進行取消合併儲存格的工作。Excel 會自動出現相同的訊息:

取消合併的儲存格真的還保留先前的內容,但是所有的格式均已移除。

而你會用這個功能來做什麼呢?會在其中偷藏些什麼內容不會被看到,將來還可以還原。不然還有那些用途呢?

2013年6月12日 星期三

Windows 7-在檔案總管中組織我的最愛

有同仁問過這樣的問題:在 Internet Explorer 中如果要管理我的最愛中的書籤(刪除、移動等),怎麼做比較方便?因為 Internet Explorer 提供的工具並不好用。

先觀察一下在 Internet Explorer 中的我的最愛,你可以透過選取「組織我的最愛」來管理書籤:

你如果要移動某一個書籤,則可以利用「移動」按鈕:

再挑選一個要移過去的資料夾:

以上的過程是不是十分不方便呢!

其實,你只要在檔案總管中找到「我的最愛」資料夾,在此做刪除和搬移的動作,較為方便。

2013年6月11日 星期二

Word-將圖(照)片以標準尺寸列印

有位老師問到:在 Word 文件中如果想要將一張圖(照)片以某種標準尺寸列印出來,要如何操作比較快?而非列印出來後再反覆調整,非常不環保!

以這位老師需要的 6" X 4" 為例來說明:

1. 選取[檔案/選項]指令,再選取[進階]標籤。

2. 在[顯示]區中找到「顯示度量單位」,在下拉式清單中選取「英吋(in)」。

3. 在文件中插入你要的圖(照)片,選取這張圖(照)片。

4. 在[格式]功能表中調整尺寸,本例將寬度調為 6" 時,高度自動調整為 4.5"。(預設維持長寬比)

顯然高度超過題目設定,還要再進行裁切調整!

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5. 選取這張照片,按一下[格式/裁減]功能表,選取[長寬比/橫向/3:2]選項。

(因為題目要求 6" X 4 " 之長寬比即為 3:2 )

移動想要留下之裁減區域:

當由印表機列印出來時,即可獲得 6" X 4" 標準尺寸的圖(照)片。

Excel-自訂樞分析表列標籤的順序

有老師問到:在對多個班級進行某些數據的分析時,常會用到樞紐分析表,例如將下圖中的基本資料表(其中有400筆資料):

製作一個樞紐分析表,可是一般老師很希望在列標籤的部分能依慣用的班級排列順序呈現,而不是依中文字的筆劃順序來呈現,該如何操作呢?

Excel 允許你以拖曳方式調整排列順序:(下圖為選取儲存格A8,往上拖曳。)

但是每次都要手動,相當不方便,而你只要使用「自訂清單」功能,即可解決這個問題。

在 Excel 中選取[檔案/選項]指令,在[進階]標籤下,找到「建立清單以用於排序和填滿序列」,按一下[編輯自訂清單]按鈕。

在此建立你想要的班級順序:

回到先前的樞紐分析表中,按一下列標籤的下拉式清單符號,選取[更多排序選項]指令:

選取「遞增」選項,再按一下[更多選項]按鈕。

取消勾選[每一次更新報表時自動排序]選項,在[自訂排序順序]下拉式清單中選取你自訂的班級清單,按一下[確定]按鈕。

最終這個樞紐分析表即會以你想要的班級順序來排列了:

好康東東