2013年6月6日 星期四

Excel-使用表單下拉式方塊篩選資料

在 Excel 中,你可以使用「資料驗證」功能達到下拉式清單的效果,如果你使用表單中的「下拉式方塊」控制項也可以做到下拉式清單效果。

現在,我們要來在一個日期和金額的資料表中,以下拉式清單來篩選某個月份的資料,篩選出來月份的日期,以不同儲存格底色呈現。(參考下圖)

參考以下做法:

1. 選取[開發人員/控制項]中的「插入」,新增一個「下拉式方塊」控制項。(置於儲存格D1位置)

2. 設定下拉式方塊的控制項格的內容:

輸入範圍:儲存格F2:F13(一月、二月、…、十二月),儲存格連結:儲存格E1,顯示行數:8。

當選取下拉式方塊的第 1 個項(一月)時在儲存格E1顯示1,在下拉式方塊的第 3 個項(三月)時在儲存格E1顯示 3。

3. 選取所有資料範圍(日期和金額二個欄位)。

4. 新增一個格式化規則:

類型:使用公式決定要格式化哪些儲存格;規則:=MONTH($A2)=$E$1;格式:粉紅色底色、黑色字。

透過 MONTH 函數取出日期中的月份,再和儲存格E2比對,如果相同者,即改變儲存格底色。

使用下拉式方塊和資料驗證清單的結果不同,下拉式方會顯示所選月份代表的數字(1、2、3、…),而在資料驗證的結果會顯示月分名稱(一月、二月、三月、…)。

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