2013年8月17日 星期六

善用Dropbox同步備份及版本管理功能

學校同仁問到一個常常會發生的狀況:

經驗上在最近的幾天會編輯同一個檔案(文件),內容常常改來改去(有時同一個長官改了幾個版本後,又改回原來的內容!),因為檔案存檔後會蓋掉之前的版本,所以同一個檔案會另存新檔很多次(例如加上以日期或流水號來編號或是某人修改等字眼)。一個檔案會變成十幾個檔案,當要結案時,真不知這些過程中的檔案,到底要不要刪掉呢?會不會那個時候又會用到呢?

這好像是電腦文書作業中每個人都會有的困擾(如果你是老板可能就不會吧!),似乎也沒有特定的好方法或工具可以來解決。不過現在如果你把檔案送到雲端上,倒是可以藉助雲端的檔案版本管理功能,來幫你保存多個版本的檔案。

以 Dropbox 為例(https://www.dropbox.com),先來觀察一下 Dropbox 的檔案版本管理功能。

先在電腦中開啟 Dropbox 的同步軟體,在修改了 Dropbox 資料夾中的一個檔案並且存檔之後,Dropbox 同步軟體會立刻同步到 Dropbxo 雲端中。

開啟瀏覽器進入 Dropbox 雲端空間,在先前修改後的檔案上按一下右鍵,選取「之前的版本」:

你可以清楚的看到不同時間更改的版本,並且可以看到那一部機器和作者所更改,以及檔案的大小:

你可選取一個之前的版本,按一下視窗右下角的「還原」按鈕:

還原後的檔案會變成一個新的版本,也就是說之前的版本仍是全數被留下來,版本管理的畫面中,你可以知道那些作者編輯或是還原了那些檔案(符號不同):

如果你覺得檔案用不到而刪除檔案,或是不小心把檔案刪除了(有人會自己誤刪了檔案而不自知),你可以在網頁上按一下右鍵,選取「顯示刪除的檔案」:

你可以選取「之前的版本」:

目前狀態為刪除,但是你可以選取之前的一個版本來還原:

你也可以在上上圖的狀態下選取還原檔案(之前編輯的最後一個版本,即上圖的版本5)或是永久刪除(再也救不回來了)。

同仁提到並沒有雲端備份的需求,所以沒有申請/使用 Dropbox 雲端硬碟,或是認為 Dropbox 只提供 2GB 的容量或許太小了。

但是,如果是針對要使用上述功能,不妨可以拿來當一個「檔案管理工具」使用。在編輯最近需要的某個檔案時,先把檔案放在 Dropbox 資料夾中,啟用同步功能,待完成最終編輯後再將檔案刪除,編輯過程中和刪除後的檔案都會被保留。你也來試試吧!

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好康東東