2013年8月15日 星期四

Excel-建立行事曆的日期(區隔月份)

最近學校要準備開學,有些同仁需要一些行事曆的格式,以方便填入相關的工作內容(參考下圖)。但是,要產生這些行事曆日期有些不方便,而且希望能在日期中能區隔不同月份,最好是每年都不用重建(可重覆使用),該如何來幫助他們呢?

像 Google 日曆也都有很多樣的行事曆格式,只是要複製出來用不見得合乎個人需求。如果要自動產生日期,還是得要在 Excel 中以公式產生較為簡單。

以下就以 Excel 產生日期和格式設定來說明:(假設有預備週和正常21週)

(1) 產生第一個日期

儲存格C2=2013/8/25

(以後若要重覆使用,則每學期只要改變這個起始日期即可)

(2) 建立第一週的第 2 ~ 7 天日期

儲存格D2=DAY($C$2+COLUMN(A1))

複製儲存格D2,貼至儲存格D2:I2。

COLUMN(A1) 往右複製會產生 1, 2, 3, …, 6。DAY 函數會取出日期中「日」的數值。

(3) 建立第 2 週之後的每個日期

儲存格C3:=DAY($C$2+ROW(A1)*7+COLUMN(A1)-1)

複製儲存格C3,貼至儲存格C3:I23。

ROW(A1)*7 向下複製時會產生 7, 14, 21 , …。

(4) 產生每週第1個日期對應的月份

儲存格B2:=MONTH(C2)

儲存格B3:=MONTH($C$2+ROW(A1)*7+COLUMN(A1)-1)

複製儲存格B3,貼至儲存格B3:B23。

MONTH 函數會取出日期中「月」的數值。

(週別請依需求自行產生)

(5) 在日期區間中產生月的分隔線

先選取儲存格C3:I23,設定格式化的條件:

規則類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格,規則:=C3<C2,格式為紅色上邊框線。

接著選取儲存格D3:I23,設定格式化的條件:

規則類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格,規則:=D3<C3,格式為紅色左邊框線。

(6) 在週別和月份中產生月的分隔線

接著選取儲存格A3:B23,設定格式化的條件:

規則類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格,規則:=$B3<>$B2,格式為紅色上邊框線。

image

再將 Excel 中製好的表格複製到 Word 中貼上,即可使用。下學期要再使用時,只要改變 Excel 中的儲存格C2即可。

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