2013年10月18日 星期五

合併多個檔案的輸出成一個檔案(製作教學檔案)

學校的教師有要製作教學檔案的需求,可是因為檔案來源可能有數個 Word 檔、數個 Excel 檔、數個 PowerPoint 檔、其他各種檔案格式的檔案,這裡面還有不同的版面大小,連版面都有橫/直不同,這對很多老師形成很大的困擾。

老師們很希望這些檔案能整合成一個檔案,將來傳送檔案、輸出列印或是展示檔案時都很方便,不知該如何處理比較好?

很多人會朝向把 Word、Excel、PowerPoint 等這些檔案去做合併動作,這實在是太麻煩且效果不彰,我能想到的解決方案是利用 PDF 檔。

例如:以下有五個檔案,分屬 Word、Excel、PowerPoint 檔案格式,而且其中有的頁面是直式 、有的面頁是橫式,有的是 A4 版面、有的是 A3 或 B4 版面,有的頁數多、有的頁數少。

先將其全部輸出成 PDF 檔,如果你使用 Office 2010,可以直接將檔案另存新檔為 PDF 檔。

再透過 PDF 檔的合併軟體(網路上有佷多免費工具,請自行Google),將上述的多個 PDF 檔集合在一起,透過上移/下移來調整順序,你也可以選取只將某些頁面來加入:(下圖以 Acrobat X pro 為例)

開啟這個 PDF 檔,檔案已依順序將不同檔案格式和不同頁面方向的檔案集合成一個檔案了。之後的利用就可以一個檔案帶著走,列印結果也令人滿意。

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