2013年11月9日 星期六

將Outlook中郵件的收件人地址搜集在Excel表格中

同事問到:在 Outlook 中如果收到一封郵件,其中有很多人的郵件地址,想要將這些人的郵件地址在 Excel 中建立一個資料表,該如何處理?

的確,常在收到的郵件中會有一封信寄給許多人的時候。不過,先提醒一下:如果在郵件中的收件者有多個人,最好使用「密件副本」來傳送,讓收件者不會看到其他收件者的郵件地址。

參考以下的做法,來練習如何取出多個收件者資料,並製資料表:

1. 在 Outlook 的收件者上按一下右鍵,選取「全選」,以選取所有的收件者。

2. 在收件者上按一下右鍵,選取「複製」,以複製所有收件者的資料。

其複製的內容之格式為「名稱 <Email>」,每個人的 Email 資料以「;」隔開。

3. 將複製的內容貼至 Word 文件中。

4. 開啟[尋找及取代]對話框,在[尋找目標]文字方塊中輸入「; 」,在[取代為]文字方塊輸入「^p」,按一下[全部取代]按鈕。此動作為將「;」文字取代為「換行」。

你可以按一下[較多]按鈕,再按一下[指定方式]按鈕,這裡可以挑選許多的符號及不可見字元。

5. 仿步驟4,在[尋找目標]文字方塊中輸入「 」(一個空格),在[取代為]文字方塊留下空白,按一下[全部取代]按鈕,將空格全部消除。

6. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「>」,在[取代為]文字方塊留下空白,按一下[全部取代]按鈕,將「>」全部消除。

7. 在[尋找目標]文字方塊中輸入「<」,在[取代為]文字方塊輸入「^t」,按一下[全部取代]按鈕,將「<」全部取代為定位點(Tab)。

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Word 文件的內容如下所示:

8. 複製所有內容,在 Excel 文件中貼上,即大功告成。

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