2014年10月31日 星期五

Excel-標示二週內到期的日期

有網友問到一個時常有人發問的問題:在一個 Excel 的資料表中,如何根據每天的日期,分別標示出二週內即將到期的日期?以下圖例,如何找出距今日(以2014/10/31為例),二週內會到期的日期?

要在日期數列中動態的標示,最簡單的做法是利用「設定格式化條件」的做法。參考以下做法:

1. 選取儲存格B2:B15。

2. 在[設定格式化的條件]中新增一個條件。

3. 選取[使用公式來決定要格式化哪些儲存格],設定以下規則:=N(B2)-TODAY()<14。

4. 設定格式為字型色彩:「深紅色」。

在規則:=N(B2)-TODAY()<14中,因為儲存格B2為一個日期,所以會對應到一個數字,使用 N() 函數找出這個數值,而 TODAY() 也是一個日期,也會對應至一個數字,這兩個數字若是相差 14,表示該日期距今日 14 天內。

Word/Excel/PowerPoint-取出文件中所有照片和圖片檔

最近學校又要面臨「訪視」的行政作業,有同仁想要將一些文件中的照片取出,再放到簡報中編輯,然而有些文件中的照片非常多,一張一張複製貼上,並不是一個好的做法,而且又不想翻箱倒櫃的去搜尋以前的照片放在那些資料夾中。同仁問說是否有較快、較有效率的方式來解決這個煩人的問題?

每每訪視/評鑑等作業,總是需要把一些文件整理再整理,實在很耗工,但是又何奈?一份大型文件,可能照片/圖片就超過 100 張(參考下圖),一張一張的處理,實在也沒那麼多的時間和體力。而且有時候你也會想要將文件中的某一張照片或圖片儲存成一個檔案,以利後續重覆再利用,而不是要用時,再來搜尋文件,再複製/貼上這個圖片。

參考以下的做法,讓你輕鬆取得所有的照片檔:(以 Word 2007 以上版本為例)

1. 在檔案總管找到 Word 文件,觀察其副檔案名稱為「docx」。

2. 將這份文件的副檔名更改為「zip」。

3. 開啟這個 ZIP 壓縮檔。

4. 將壓縮檔中的「media」資料解壓縮出來。

裡面有這份文件的所有照片/圖片的檔案,而檔案名稱已經重新編碼了。

【注意】此方法也適用於 Excel 和 PowerPoint 的文件。

2014年10月28日 星期二

IFTTT-不只結合雲端,也可以結合手機

IFTTT(if this then that)是一個結合雲端的好用工具,你用過了嗎?如果想要開始使用 IFTTT,可以參考之前所寫的文章:整合雲端應用:IFTTT(if this then that)。透過 IFTTT 可以將雲端應用擴大使用範圍,並能自動化、提高效能。

例如:我拿來每發佈一篇部落格文章,則自動儲存至 Evernote 中成為一個記事,這樣就能自動搜集文章成為記事。

或是 IFTTT 有 update 時,就寄一封信通知我,這樣可以省去我一天到晚到 IFTTT 網站上檢查是否有更新:

最近,我發現了 IFTTT 已經可以結合實體裝置(例如你的手機),可以來完成一些自動化的操作。以 Android 裝置為例,IFTTT 所提供的 Channel 有好幾個:

如果要和手機結合,則你的 Android 手機也必須裝 IFTTT 這個 APP:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ifttt.ifttt&hl=zh-TW

和手機結合能拿來做什麼?例如:每天晚上 11:45 PM,將手機設定為靜音;每天早上 06:00 AM,將手機的音量調為 90%。如此,可以讓你的手機在你睡覺的時候保持靜音,而早時又自動打開音量。(參考下圖)

晚上設為靜音之觸發條件:

早上開啟音量之觸發條件:

注意!你的手機必須安裝好 IFTTT APP,以上的設定才能生效!既然已裝了 APP,所以也可以在手機上設定觸發的條件。參考以下的步驟:

(1) 設定 if 的 Channel,本例為:Date & Time。

(2) 選取一個 Trigger,本例為:Every day at。

 

(3) 設定時間,本例為:晚上 11 PM、45。

 

(4) 設定 then 的 Channel,本例為:Android Device。

(5) 設定動作,本例為:Mute ringtone。

  

你可以在每個 Recipes 中使用開關來切換要不要動作。

將來會有愈來愈多的裝置可以來結合 IFTTT,透過這些動作,可以把裝置聯結成物聯網。大量使用時,世界會變成怎樣呢?讓我們持續來看下去吧!

解決Google帳戶被拒絶登入的問題

最近自己、家人和同事等陸續有人問到,收到了長的像下圖這樣的 Google 帳戶被拒絶登入的通知信件。可能是一個帳號給不同的人使用,或是在不同的地點或不同的裝置使用,造成Google判讀有疑慮。

當你確認帳號沒有異常使用的狀況下,如果要解決無法登入的限制,可以試試以下做法:

先連線到帳戶設定的安全性頁面之下:https://www.google.com/settings/security

目前的帳戶權限在「安全性較低的應用程式存取權限」項被預設為:已停用,也就是設定為較高的存取權限。

所以,你要按一下「設定」,再點選「啟用」,讓你的存取權限降低。Google 也提醒你,如果選擇[啟用],則你的帳戶可能遇到更多未獲授權的存取情形,但可繼續使用這些安全性較低的裝置和應用程式。

2014年10月27日 星期一

善用各種App中的「提醒」功能

日常生活中的大事小事瑣瑣碎碎,在步調快又非常忙碌的工作與生活中,如何才能讓這些該記在腦子裡又不見的記得進的事,也能順利的進行呢?還好,現在電腦、手機幾乎充斥在工作和生活中,所以只要善用某些軟體工具的「提醒」功能,透過雲端同步手機和電腦,即可以像帶著小秘書般的貼心提醒了!

以下簡單介紹我個人有在使用免費且結合手機的提醒工具。

(1) Google Keep

Google Keep(https://keep.google.com)是一個簡單清爽的記事工具,我個人比較習慣的記事工具其實是 Evernote,而我也使用 Google Keep 來做為雜事的提醒之用。

你只要輸入記事內容並且設定提醒,可以分別針對日期時間或地點來設定提醒的起動時機。不管在電腦或是手機都會收到提醒的訊息,讓你想忘都難。

電腦:(配合 Google Chrome可以在瀏覽器中顯示訊息)

手機:

(2) Evernote

我使用 Evernote 來記事,其中的內容是一些比較完整的資料,所以較不記錄需要提醒的雜事,也就是將一些拋棄式的記事,時間到就應該消失的提醒記事,放在 Google Keep 中。當然 Evernoe 中也常會有些搭配記事內容的提醒設定。

在 Evernote (http://evernote.com)中新增一個記事,再設定提醒的日期和時間,不管在電腦或是手機都會收到提醒的訊息。Evernote 也會寄一封電子郵件來提醒你。

電腦:

手機:

(3) Google 日曆

當你在 Google 日曆(https://www.google.com/calendar)中新增一個活動,即可設定提醒。因為 Google 日曆和前述二項不同,它不是一個記事,只能輸入活動名稱。

電腦:

你可以指定在視窗中跳出視窗來提醒或是寄發電子郵件來提醒,並且可以指定多久以前來提醒,還可以指定多次的提醒動作。不管在電腦或是手機都會收到提醒的訊息。

 

手機:

 

Excel-依據儲存格內容計算加總項目(SUMPRODUCT)

網友問到在一個 Excel 的工作表中(如下圖),如何依據某些儲存格內容計算某些儲存格的加總項目?

例如:根據C欄和E欄的內容,將相符者計算B欄和D欄的乘積和。

【輸入公式】

要計算合於條件的乘積和,最方便使用的公式為 SUMPRODUCT 函數。

儲存格H7:

=SUMPRODUCT(($C$1:$C$14=$G7)*($E$1:$E$14=H$6)*$B$1:$B$14*$D$1:$D$14)

$C$1:$C$14=$G7:找出儲存格C1:C14中和儲存格G7相同者,傳回 TRUE/FALSE 陣列。(條件一)

$E$1:$E$14=H$6:找出儲存格E1:EC14中和儲存格H7相同者,傳回 TRUE/FALSE 陣列。(條件二)

原公式:=SUMPRODUCT((條件一)*(條件二)*乘積項一*乘積項二)

TRUE/FALSE 陣列經由「*」運算,會轉變為 1/0 的陣列,再進行乘積和運算。

複製儲存格H7,貼至儲存各H7:I8。

Excel-在間隔的儲存格複製來源為連續儲存格的內容(INDIRECT,ADDRESS)

參考下圖,如何能在間隔的儲存格複製來源為連續儲存格的內容呢?例如:在儲存格A2複製儲存格C2的內容,在儲存格A9複製儲存格C3的內容,每間隔7列要複製C欄的內容。

 

【輸入公式】

在設計公式時,不管是使用相對位址或是絶對位址來設計,都無法在複製到其他儲存格時,自動產生正確的位址,而另是一個一個儲存格的輸入公式,又是太費功夫了。因此,要藉助 INDIRECT 和 ADDRESS 函數。

儲存格A2:=INDIRECT(ADDRESS(INT((ROW(A2)-1)/7)+2,3))

複製儲存格A2,貼至儲存格A9、儲存格A16、儲存格A23。

INT((ROW(A2)-1)/7)+2:結果產生 2,複製至儲存格A9、A16、A23時,會產生 3、4、5。

ADDRESS(INT((ROW(A2)-1)/7)+2,3):將上式的結果套入 ADDRESS 函數,其欄固定為 3,定則為 2、3、4、5。

透過 INDIRECT 函數,可以將上式結果轉換為真實位址 $C$2、$C$3、$C$4、$C$5。

2014年10月26日 星期日

在電腦中幫手機安裝App(使用Google Play)

和學校裡的同仁聊到一個日常生活使用手機的問題:現在手機是人手一隻,如果要找尋想要的 App 來安裝,對於上了年紀的人,因為手機螢幕較小,找起來實在很吃力,而且耗時耗電耗頻寬。(我想現在的年輕人,總有一天也會踫到相同的問題,這個世代的人眼睛耗損的愈來愈嚴重了!)

的確,手機再大也比電腦螢幕小很多,所以使用上當然較為不方便,以我個人使用的 Android 系統的手機在 Play 商店來看,其呈現內容大致像下圖這樣。

 

Google 在電腦、手機、平板等裝置之間,透過一個 Google 帳號整合的非常好,所以你要善用它。例如,如果在電腦上連線 Google Play,而且登入個人的 Google 帳號,你就可以用較方便/較輕鬆的方式來搜尋 App,檢視其詳細內容,並且可以「讓手機自動安裝這個 APP」。

先連線到 Google Play:https://play.google.com/store?hl=zh-TW

當你在找到了一個想要的 App,可以在頁面上仔細的閱讀相關介紹,這會和你在手機上看到的內容一致。

當你在電腦中按一下[安裝]按鈕。

和在手機上安裝時的程序一樣,要先確認應用程式存取事項,建議還是要先看看內容,以確保資訊安全。按一下[安裝]按鈕。

不久之後,你的手機會自動進行安裝的動作。(前提是你的手機必須在連網的狀態下)

回到手機上,你選取 App 已經安裝完成。

 

2014年10月25日 星期六

使用滑鼠點出重點的位置(免安裝軟體)

很多教師在上課時都已經充分資訊融入教學,所以使用電腦和數位檔案來上課已經是一種常態。有些使用 PPT 或是 PDF 檔,有些使用 Word 檔直接開啟使用,或是其他各式各樣的數位媒體一應俱全。

之前和老師討論到一個問題:是否可以不用藉助任何軟體就可以在畫面上點出重點,讓學生能注意到特定的位置?例如下圖樣式:

new1[25]

如果不想使用任何軟體工具,那麼我建議只要修改滑鼠的設定即可。在控制台中找到「滑鼠」進入設定,在[指標設定]標籤下,勾選「當我按 CTRL 鍵時,顯示指標位置」。

當你想要讓學生注意到某個位置時,當下按一下 Ctrl 鍵,滑鼠指標所在位置,會有一個圓圈由大至小的動畫產生。每按一次,動畫即會出現一次。因此可以拿來讓學生注意你要標示重點的位置。這樣不需安裝任何工具軟體,在任何 Windows 系統中都可以使用。

提供這個小動作,讓老師們在隨時隨地都可以派上用場。

取得嵌入的程式以在網頁中展現各種服務

檔案擺在雲端上是愈來愈普遍了,即然檔案已經在網路上,所以要和自己的網頁/部落格結合,就相對變得容易了,例如像 YouTube、Google Drive、OneDrive、Sway、Google 日曆、Google 地圖、Google+、... 等常使用的應用,都有提供內嵌程式碼的功能。

透過內嵌程式碼的方式,可以將在原來網頁中呈現的內容,整合到自己的網頁或部落中,使用者可以不用外連一個新的網頁才能看到內容,讓網頁更美觀且更易閱讀。而且使用嵌入的內容,網頁本身不需要再準備檢視器即可觀看內容。(參考下圖)

通常內嵌的程式碼長的像這樣:

<iframe width="560" height="315" src="//XXXXXXXX" frameborder="0"></iframe>

以下分就這些服務,逐一說明如何取得內嵌的程式碼。

 

一、YouTube

在 YouTube 中選取「分享」,再選取「嵌入」,即可複製嵌入的程式碼。

 

二、Google Drive 雲端硬碟中的檔案

如果你要將檔案發佈到網路上,前提是你要開放檔案的連結共用為「公開在網路上」:

(1) Google Drive 中的影片,在檢視時即可取得內嵌程式碼,點選[更多動作/嵌入項目]:

(2) Google Drive 上的PDF檔,在檢視時即可取得內嵌程式碼,點選[更多動作/嵌入項目]:

(3) Google 表單,選取[檔案/嵌入]:

(4) Google 文件、試算表、簡報、繪圖要取得內嵌程式碼,先選取[檔案/發佈到網路]:

點選「內嵌」:

複製程式碼:

你可以按「停止發佈」,即可取消發佈到網路上,而如果不想文件變更時發佈在網路上的文件也同時變更,則不要勾選「內容有所變更時自動重新發佈」。

 

三、OneDrive

相同的,你必須先設定文件分享!在 OneDrive 中開啟文件後,選取[檔案/共用],再選取「內嵌」:

或是在檔案上按一下右鍵,再選取「內嵌」:

參考下圖,按一下[產生]按鈕:

可以取得內嵌程式碼:

若是檢視檔案的分享狀態,可以發現共用權限被設定為用來內嵌內容的連結僅可檢視,按一下[移除連結]按鈕,可以取消分享。

不同的檔案類型有各自可內嵌的內容:

 

四、Sway

當你把製作好的 Sway 要分享至網頁上時,可以點選[Share/</>]:

隨即產生內嵌程式碼:

 

五、Google 日曆

選取一個日曆按一下右鍵,選取「日曆設定」:

在[嵌入此日曆]區中,即可取得嵌入的程式碼:

 

六、Google 地圖

在 Google 地圖中,若要分享某一地圖,則選取齒輪選中的「分享和嵌入地圖」:

按一下「嵌入地圖」,即可取得地圖的嵌入程式碼,你可以製作一張專屬於你的地圖:

 

七、我的地點

在我的地點中點選資料夾圖示,選取「嵌入我的網站」:

 

八、Google+

在 Google+ 中的每一篇文章,都可以選取「嵌入訊息」:

取得嵌入的程式碼:

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