2014年10月18日 星期六

列印文件時各種調整縮放比例的方法

和學校老師討論到一個師生常會遇到的問題:家裡的印表機大多支援 A4,而學校常使用的紙張有 A4、B4、A3等,例如:教師印製的期中考試試卷都是 B4 版面,如何能在家中的 A4 印表機列印出來看看效果呢?或者要求學生的作業要做成一張大海報(A0或A1版面),學生要列印在 A4 紙張上再加以拼貼,該如何處理?

要了解如何縮放之前,先把各種紙張的大小稍加整理,並且列出轉換的比例。

A系列轉換

B系列轉換

A對B系列轉換

B對A系列轉換

以下分就各種軟體的操作逐一說明:

(1) Word

在列印 Word 文件時,可以設定一張紙要列印多少頁面,如此可以將頁面縮小列印在紙上。還可以設定將版面設定所選的紙張大小調整為列印時的紙張大小,如此可用以縮/放頁面。例如:

版面設定為 A4 , 紙張調整為 B4,這樣為放大列印。

版面設定為 A3 , 紙張調整為 A4,這樣為縮小列印。

版面設定為 A4,設定每張 2 頁, 紙張調整為 B4,表示 1 張 B4,縮放了 2 頁 A4 的內容。

 

(2) Excel

在 Excel 中列印文件時,可以選取變更比例,例如:不變更比例、將工作表放入單一頁面、將所有欄放入單一頁面(適合欄少列多文件)、將所有列放入單一頁面(適合欄多列少文件)等。

或是選取改變紙張大小(觀念同(1) Word):

你也可以在[版面設定]中設定「縮放比例」,分為調整百分比和調整頁/頁寬/頁高等方式。如果你要自行調整 B4 版面在 A4 紙張的縮放比例,請對照前述之對照表( B4 → A4:84%)。

 

(3) 轉換成 XPS 格式

假設你已安裝 Microsoft XPS Document Writer 虛擬印表機,現在要來列印一份 B4 的成績報表在 A4 的紙張上。

先將你的文件選取 Microsoft XPS Document Writer 虛擬印表機來列印成一個「檔案」,按一下「印表機內容」進行設定:

選取紙張方向,並且按一下[進階]按鈕:

接著設定紙張大小,因為家裡印表機為 A4,所以記得選取紙張大小為 A4。

將產生的 XPS 檔案開啟,選取你的實體印表機直接列印,就可以將原本 B4 版面的成績報表印在 A4 大小紙張上了。

 

(4) 轉換成 PDF 格式

將文件先轉換(另存新檔)為 PDF 格式,再用 Adobe Reader 開啟,選取列印這份文件。在[列印]對話框中的[頁面大小調整和處理]區中,選取「大小」,然後再自訂比例:

選取「海報」,可以自動將文件切割成多張 A4 大小,你要設定重疊的尺寸。

選取「多頁」,可以設定每張紙列印的頁數:(只能縮印,無法放大。)

選取「小冊子」,可以設定列印為雙面冊子或是單面冊子。

 

(5) 利用工具,例如:FinePrint

利用一些像 FinePrint 這類的軟體工具,它也可以將各種版面的文件,在列印時縮放至不同尺寸的紙張上。

 

(6) 列印拼貼成大海報

例如:你取得最近更新的捷運路網圖,想要印成大海報,先印成多張 A4 紙張,再自行拼貼。最簡單的做法是,先將這個圖片插入至 Excel 文件中,再將圖片放大成你要的大小,預覽列印後回到文件中,再縮小檢視比例,即可以看到該圖片佔多少紙張大小。

列印時即可預覽,該圖片被切割成 9 張,每一張的邊緣,正好拿來拼貼時使用,而邊緣可以自行改變大小。輕鬆即可完成拼貼用的紙張!

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