2014年10月15日 星期三

虛擬資料夾的觀念應用(媒體櫃、Evernote、Gmail Mail)

延續上一篇文章:Outlook-自訂搜尋資料夾做為郵件分類工具以提高使用效能,使用虛擬資料夾的觀念來做為管理郵件的大效方式。這個觀念可以套用在其他地方嗎?

其實虛擬資料夾每個人天天都在用,像是在電腦檔案總管裡的下載、桌面、文件、圖片、音樂等資料夾,都是有一個實體資料夾,圖中的 Dropbox、下載都有一個實際的資料夾,使用者不需要知道,即可直接對其資料操作。例如:

「我的文件」的實體資料夾是「C:\Users\Administrator\Documents」(帳號為administrator)

關於「媒體櫃」的操作與使用,可以參考另一篇文章:在Windows 7中善用媒體櫃以下要來看看在 Evernote 上也有相關的應用。

例如,你可以將一個記事使用多個標籤,而一個記事只會放在一個記事本之下。所以當點選不同標籤時,可能會看到相同的一個記事。一個標籤就像是一個虛擬記事本。

而 Evernoe 也提供了使用搜尋方式來建立虛擬記事本,例如:當你使用一個關鍵字來搜尋,也可以直接儲存這個搜尋。

給予一個名稱(做為搜尋資料夾名稱),並輸入查詢的關鍵字。

image

在「儲存的搜尋」中即會列出這個虛擬記事本,之後要使用時,直接點選即可列出搜尋結果。

再來看看 Gmail,Gmal 允許使用者利用篩選方式來找出特定郵件,再透過設定標籤來產生虛擬資料夾。在下圖中,「已加星號」和「重要郵件」這兩個系統設定的虛擬資料夾,而「讀者留言」和「PIXNET」則為自行設定的虛擬資料夾。

虛擬資料夾是一個很好的應用,讓使用者可以自行組合想要的資料,讓原本資料和資料夾的一對一關係,可以轉變為一對多關係,靈活運用可以簡化操作,提高搜尋/篩選的效能。

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