2014年10月9日 星期四

Excel-利用動態圖表顯示學生成績統計圖(OFFSET)

學校開學一段時間,眼看著就要期中考了,老師想要讓班上同學看看這一陣子的成績表現,除了數值資料呈現,也想以圖表方式讓同學看到自己的成績和班上的水準(最高分、平均值)等做比較,因為圖形比文字比較「有感」。

雖然成績表只要做一份,但是班上同學這麼多人,老師沒那麼多時間做那麼多份統計圖,況且考試的次數這麼多次,每新增一個成績,圖表就會改變,更不可做那麼多份。這實在是很麻煩的一件事,該如何解決這種問題呢?

參考下圖,如果能夠以「微調按鈕」來控制顯示不同學生的統計圖,應該是個不錯的做法。以下就來練習如何建立這種利用動態圖表顯示學生成績統計圖的做法。

1 號學生:

2 號學生:

貼心提醒:關於成績表和統計圖的製作,本篇文章先行跳過,主要著墨於動態統計圖表設計的處理。本例的操作對一般老師,感覺上難度會較高,要有耐心來練習!一旦成功了,你的資料表和統計圖表可以永久使用,其實花這些心力是值得的。或是你可以請資訊人員依本例設計這樣的功能讓你使用,不一定要每個老師都學會操作。先向願意花心思學習的老師致上最高敬意!

【參考作法】

一、建立微調按鈕

如果你想要使用「微調按鈕」,則可以手動將學號輸入在儲存格Q1,可以跳過此步驟。

1. 在[開發人員/控制項/插入]功能表中,選取「微調按鈕」控制項。

2. 選取這個微調按鈕按一下右鍵,選取「控制項格式」。

3. 設定以下內容:

在「目前值」填入1;「最小值」填入1,因為學號由 1 號開始;「最大值」填入41,因為學號到 41 號結束;「儲存格連結」填入或點選儲存格Q1,這是要用來顯示微調按鈕操作後的結果。

 

二、動態圖表處理

先觀察:當你選取學生成績數列時,看到資料編輯列上的公式。其顯示為:

=SERIES(工作表1!$B$3,,工作表1!$C$3:$L$3,1)

這是儲存格B3為起始的數列資料,也就是 1 號學生的成績,所以要來設計將「工作表1!$B$3」和「工作表1!$C$3:$L$3」這兩個部分改為動態,即可表示每一個座號的成績。其中「工作表1」為本例的工作表名稱。

Excel 中的 OFFSET 函數是用來產生動能儲存格範圍的好工具,要用這個函數來定義兩個名稱:

再回到:=SERIES(工作表1!$B$3,,工作表1!$C$3:$L$3,1)

其中「工作表1!$B$3」是每筆數列資料的第 1 個位置(名稱),而「工作表1!$C$3:$L$3」則為每筆數列資料的多筆數值(成績)。

進入「公式/已定義名稱/名稱管理員」中,新增以下二個名稱:

(1) name:=OFFSET(工作表1!$B$3,工作表1!$Q$1-1,0,1,1)

name 用來代替「工作表1!$B$3」。在 OFFSET 函數中使用「工作表1!$Q$1-1」來產生「工作表1!$B$3、工作表1!$B$4、工作表1!$B$5、…、工作表1!$B$43」。

(2) score:=OFFSET(工作表1!$C$3,工作表1!$Q$1-1,0,1,10)

score 用來代替「工作表1!$C$3:$L$3」。在 OFFSET 函數中使用「工作表1!$Q$1-1」來產生「工作表1!$C$3:$L$3、工作表1!$C$4:$L$4、工作表1!$C$5:$L$5、…、工作表1!$C$43:$L$43」。

注意:在定義名稱時要使用「絶對位置」,本例中的工作表名稱「工作表1」不可省略。

最後,回到統計圖表中,點選 1 號學生的成績數列,並在資料編輯列中將公式修改為:

=SERIES(工作表1!name,,工作表1!score,1)

注意:其中的名稱要使用絶對位置,本例中的工作表名稱「工作表1」不可省略。

如此便大功告成,只要使用微調按鈕,即可以呈現不同學生的成績表現,和與全班最高分、平均值的比較圖。其中有些欄位尚未填入成績,等到輸入成績時,這些原本為 0 的項目也會顯示出正確的成績。

 

如果你真的不想自己建立或是建立無法成功,那就下載這個檔案來練習吧!

網址:http://goo.gl/2ifyov (dropbox空間)

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