2014年10月13日 星期一

Word-比較和合併多個文件(用於填表文件的彙整)

在學校中,常常會遇到教育主管機關或是因為申請各種專案計畫/競爭型計畫等,要求到校評鑑或是訪視,往往都需要填寫一些報表文件,而且這些文件可能需要動員許多人來填寫。但是散出去給多人填寫的內容,收回文件檔案後,如何能快速知道一份文件被填寫了那些地方呢?

這些動作要求像是:有一個原始要填入各種資料的文件(已有部分的表格或文字),並且把同一份文件要讓多人來填寫,但每個人填的位置可能是不一樣也可能是不一樣的。而最後還要整合變成一份最終版本的文件。

每次都可以看到承辦人辛苦且焦頭爛額的面對這些苦差事!你可以藉助 Word 中的「校閱」功能,其中有比較和合併的動作,應該可以幫你節一些時間!

首先開啟 Word,接著選取[校閱/比較]中的「比較」指令(如下圖):

選取你回收的檔案,勾選你要比較的項目(先按一下[更多>>]按鈕),按一下[確定]按鈕。

Word 會列出「原始文件」和「修訂文件」,再列出「比較的文件」,並會以紅色劃出被修訂的位置,在「修訂」窗格中,即會看到被修訂的內容:

如果你已收到了多個被編訂過的文件,則可以取一個原始版本,接著逐次合併各個版本。想要合併文件,則選取[校閱/比較]中的「合併」指令,指定原始文件和修訂文件,按一下[確定]按鈕,即會進行合併。

你可以先指定變更後的結果要放在:原始文件、修訂的文件或是新的文件(視窗最下方)中的其中一個。如果你每次合併時都選擇同一個原始文件,則每合併一個文件,即相當於把一個人的修訂結果加入原始文件中,並且加以儲存,在歷經幾次相同的操作後,就可以將所有人的修訂結果,整合在一個檔案中了。

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