2014年11月8日 星期六

Word-在表格中使用公式來運算

在 Word 文件中若是要插入一個需要運算(會變動內容)的表格,有人會先在 Excel 中製作,再插入這個 Excel 表格至 Word 文件中。如果需要需改內容時,就必須切換至 Excel 中操作,再將結果傳回 Word 文件中。

然而,你可以直接在 Word 中使用公式來運算喔!

(一) 表格中同一列或同一欄的計算

按一下[表格工具/版面配置/資料]中的「fx公式」:

在[公式]對話框中的公式區輸入=SUM(LEFT),就可以得到該列的總和(參考下圖)。而這個總和是以「功能變數」形式來呈現。

以 SUM 函數來看,可以使用以下四個參數來計算不同儲存格範圍中的數字和:

(1) 公式=SUM(ABOVE):將所在儲存格上方欄中的數字相加。

(2) 公式=SUM(LEFT):將所在儲存格左側列中的數字相加。

(3) 公式=SUM(BELOW):將所在儲存格下方欄中的數字相加。

(4) 公式=SUM(RIGHT):將所在儲存格右側列中的數字相加。

如果表格中的數字有所變更,則只要在含有公式的功能變數上按一下右鍵,選取「更新功能變數」,其結果會隨之更新。(也可以選取包含要更新之公式的功能變數按 F9 鍵)

除了 SUM 函數以外,Word 的表格中還可以使用多個函數,其使用觀念和 Excel 中的函數一樣,只要在「加入函數」的下拉式選單中選取公式,然後再輸入參數即可。

 

(二) 指定位置的計算

如果要計算某些儲存格內容的運算,則必須先設定書籤。例如下圖中要計算這兩個儲存格的加總。

若要插入書籤,則選取一個位置或內容(本例要設定AAA的平均為書籤AAA_Average和AAA到DDD欄的總和A2E_Sum):

接著將插入點移至要計算總和的儲存格,選取[表格工具/版面配置/資料]中的「fx公式」來插入公式,在公式區中先輸入「=」,再於[加入書籤]下拉式清單中選取「A2E_Sum」,再輸入「+」,再於[加入書籤]下拉式清單中選取「AAA_Average」,即可完成兩個儲存格加總的公式。

如果你不想要多一個步驟設定書籤才能運算,也可以使用 RnCn 參照或 A1 參照。

(1) RnCn 參照

Rn 參照至第 n 列,而 Cn 則參照至第 n 欄。例如,R2C1 參照至第二列第一欄的儲存格。

欄名列號表示法範例:

  • Cn:一整欄
  • Rn:一整列
  • RnCn:特定儲存格
  • R:包含公式的列
  • C:包含公式的欄
  • RnCn:RnCn:兩個指定儲存格之間的所有儲存格
  • Bookmarkname RnCn:書籤表格中的儲存格
  • Bookmarkname RnCn:RnCn:書籤表格中的儲存格範圍

因此:原公式 =A2E_Sum+AAA_Average 可以換成 =R2C5+R6C1。

 

(2) A1 參照

可以使用 A1 參照來參照儲存格、一組儲存格或儲存格範圍。其中字母參照至儲存格的欄,而數字則參照至儲存格的列。表格中的第一欄為欄 A;第一列為列 1。

欄名列號表示法的範例:

  • A3:第一欄第三列的儲存格
  • A1,B1:第一列的前兩個儲存格
  • A1:B3:第一欄的第一列和第二欄第三列所包含的儲存格

因此:原公式 =A2E_Sum+AAA_Average 可以換成 =E2+A6。

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