2015年2月27日 星期五

Excel-查詢公式使用「名稱」更方便(名稱的介紹)

最近在輔導學生和教職員工參加 GLAD 的 BAP 認證時,同仁問到為何要使用「名稱」這個概念。因為大多數人在操作 Excel 時都沒有用過「名稱」,所以無法體會其用意。

以下圖中的統計表為例,要查詢季別和人員的交叉對應的內容:

儲存格D8:=INDEX(B2:E6,MATCH(C8,A2:A6,0),MATCH(B8,B1:E1,0))

公式正確的求得結果。接著來設定名稱:

選取儲存格A1:E6,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列、最左欄」(預設),定義名稱:第一季、第二季、第三季、第四季和甲、乙、丙、丁、戊。

當你定義好名稱,如果選取「季報表」,則會自動幫你選取季報表的儲存格範圍。也就是你不用再自行用滑鼠選取儲存格範圍。

如果要套用在公式上,可以讓公式變的很精簡:

如果要計算甲第一季至第四季的和,公式:=SUM(甲)

如果要計算第一季中甲至戊的和,公式:=SUM(第一季)

看來使用名稱可以讓公式更易解讀,並且可以縮短公式。

所以,如果要求丁的第三季內容:

儲存格D8:=第三季 丁

藉著第三季和丁之間的空格(表示兩者的交集),即可求得內容,十分方便。你可以在公式中選取「第三季」:

按一下 F9 鍵,即可以看到「第三季」這個名稱所代表的資料陣列(內容以「;」隔開):

以下是「丁」這個名稱的資料陣列(內容以「,」隔開):

如果你使用「資料驗證」方式設定清單以方便選取,則公式修改為:

儲存格D8:=INDIRECT(B8) INDIRECT(C8)

你也要善用名稱來讓你使用 Excel 更方便。

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