2015年3月31日 星期二

Excel-複製不連續儲存格範圍的操作問題

今日在網路上看到一位老師在網路上分享了在 Excel 中複製不連續儲存格範圍時所產生的操作問題:參考下圖,有時在操作時會出現「無法在不相鄰的範圍執行此命令」的錯誤訊息。

以前我和其他同事也有遇過相同的問題。通常,你要選取不連續的儲存格區域,你會藉助 Ctrl 鍵和滑鼠來操作比較方便。

先以下圖來說明,當你選取了儲存格A1:D6後,按著 Ctrl 鍵,再選取儲存格B3:C5。當按下 Ctrl +C 鍵(執行複製動作),此時就會出現:「無法在不相鄰的範圍執行此命令」的錯誤訊息。因為你選取了二個有部分重疊的區域,所以無法在不相鄰的範圍執行此命令。

那麼,為何會出現錯誤訊息呢?試試以下二種操作方式

(1) 會出現錯誤

(作用中儲存格不一定是儲存格A1)按著 Ctrl 鍵,用滑鼠選取儲存格A1:D6,按著 Ctrl 鍵,再用滑鼠選取儲存格A8:D13,按下 Ctrl+C鍵(複製)。

(2) 不會出現錯誤

(作用中儲存格不一定是儲存格A1)用滑鼠選取儲存格A1:D6,按著 Ctrl 鍵,再用滑鼠選取儲存格A8:D13,按下 Ctrl+C鍵(複製)。

你能體會為何出現錯誤訊息嗎?因為作法(1),多選了一個原先作用中的儲存格。

如果以作法(2)選取儲存格A1:D6和儲存格A8:D13和儲存格A15:D20,貼至儲存格F1之後,你有發現嗎?三個不連續的儲存格區域會被接成連續的區域。

如果你用做法(2),然後再貼上前先選取儲存格F1:I6和儲存格F9:I14和儲存格F17:I22,再按 Ctrl +V 鍵(貼上),則一樣也會出現相同的錯誤息。(參考下圖)

2015年3月29日 星期日

Excel-只列印文件的部分內容

最近看到同事要將 Excel 中某個工作表的局部內容印出來,竟然是先複製想要的內容到另一個工作表,再執行列印工作,著實嚇了一跳!

如下圖這樣的文件,可能在主要的資料內容之外,還有一些說明內容、美化的圖案等。在某些時候,只想將主要的資料內容列印出來,該如何處理呢?

你可以這樣來操作:

(1)

選取資料部分(儲存格A1:E17),在[列印]對話框中的[設定]區中,選取「列印選取範圍」,檢視預覽列印區中的內容,即會只列出被選取的內容。

特別提醒:如果你使用 Ctrl 鍵,選取了幾個非連續的選取區,則在列印選取範圍時,每不同的選取區將會列印在不同頁面上。

 

(2)

選取資料部分(儲存格A1:E17),在[版面配置]功能表中選取「列印範圍/設定列印範圍」選項。(註:相同的操作也可以解除還原設定的列印範圍)

直接按 Ctrl + P 鍵,即可在[列印]對話框中直接列印被選取的資料部分。

2015年3月27日 星期五

YouTube-使用循環播放功能方便長時間播放

以前就有學校老師問過:在使用 YouTube 來播放影片時,可否讓其重覆不斷的播放,例如用在:舞蹈教學、健康操教學、歌曲練習等方面。之前我也沒特別的好方法,最後都是協助其下載該影片後,讓其用播放器軟體來播放檔案。對於某些老師造成不小的困擾,影響教學甚鉅。

最近網路上已看到有解決方案了!可以使用 Google Chrome 瀏覽器來播放影片,做法很簡單,只要在影片播放時,在影片上「連續」按滑鼠右鍵二下,按滑鼠右鍵第一下之後顯示如下的畫面:

按滑鼠右鍵第二下時顯示如下的畫面,接著點選功能選單中的「循環播放」,即可設定該影片重覆播放,如果要取消循環播放,則重覆該步驟,即可切換回非循環播放模式。

Excel-轉換文字字串為標準日期數值格式(DATE,TIME,MID)

在 Excel 中,有網友取得了看似日期時間組成的字串,要如何轉換為標準的日期時間格式?

參考下圖,的確有很多人會接收到這類格式的文字字串,但是在 Excel 中無法直接以日期時間來處理。因為在 Excel 中,日期時間必須是數值格式,所以在下圖中的資料要處理前必須要轉換。

 

【公式設計】

儲存格B2:=DATE(MID(A2,1,4),MID(A2,5,2),MID(A2,7,2))+
TIME(MID(A2,10,2),MID(A2,12,2),0)

複製儲存格B2,往下各列貼上。

MID(A2,1,4):取儲存格A2字串的第1~4個字元當為日期中的年。

MID(A2,5,2):取儲存格A2字串的第5~6個字元當為日期中的月。

MID(A2,7,2):取儲存格A2字串的第7~8個字元當為日期中的日。

透過 DATE 函數代入以上三個數值為參數,轉換日期的數值。

MID(A2,10,2):取儲存格A2字串的第10~11個字元當為時間中的時。

MID(A2,12,2):取儲存格A2字串的第12~13個字元當為日期中的分。

透過 TIME 函數代入以上二個數值為參數,轉換時間的數值。

接著,要設定儲存格格式自訂數值為:yyyy/mm/dd hh:mm

2015年3月26日 星期四

Google Keep新增記事標籤和週期性提醒,並可切換至Google文件繼續編輯

平常我雖然大多數的記事工具都是使用 Evernote,而把 Google Keep 拿來做為記錄小事、雜事和做為提醒工具之用。今天看到手機上的 Google Keep App 又更新了,發現其新增的功能有為記事加上標籤和設定週期性提醒,這兩個都是實用的好功能。

Google Keep 網頁:https://keep.google.com/

Google Keep 中的提醒功能,之前就包含了二種:指定日期和時間、指定地點。現在這個提醒功能又加入了「週期」的概念。例如:設定每二\個月要更換牙刷一次的提醒。設定週期,符合某些工作或操作是重覆且有規律的出現,使用「週期」設定即可省掉重覆設定的困擾。在設定時,預設值為:不重覆。

你可以指定重覆的週期為:每天/每週/每月/每年/自訂。自訂中可以設定結束的時間點。

你還可以為記事加上標籤,標籤有助於分類和執行篩選:

記事中會顯示標籤,當點選這個標籤時,會篩選出這個標籤的所有記事。

順帶一提,在 Google Keep 的記事中點選選單,你可以為這個記事建一個副本記事,也可以將記事內容複製到 Google 文件中,讓你可以在 Google 文件中繼續編輯。

我個人覺得這是個不錯的做法,因為在使用記事時,通常是想要把一時的想法保留下來,透過這個操作,可以在 Google 文件中繼續延伸想法,輸入其他資料。

2015年3月25日 星期三

Excel-只修改被篩選出來資料中的內容(不會變動未被篩選者)

有網友問到:在 Excel 中的一個資料表(如下圖左),如果在 AAA 欄位中篩選出大於 50 者(如下圖右),如何將被篩選出來的 BBB 欄位中的「乙」全置換為「乙乙乙」。

如果你是直接用尋找/取代的功能,則會連未被篩選的儲存格內容也會被置換,該如何才能做到只置換已被篩選的資料呢?

【參考作法】

首先,選取這些已被篩選的儲存格,然後按 Ctrl + G 鍵,在顯示的[到]視窗中,按一下[特殊]按鈕。

接著,點選[可見儲存格]選項,按一下[確定]按鈕。

你會看到,只有被篩選的儲存格被選取。

再來,進行取代的動作:

當你取消篩選時,即可發現原先未被篩選的儲存格資料,並不會被取代動作所改變。

Google日曆-整合多個老師的課表

在學校中,老師們透過各種社群的發展,一起共同備課、分享教材資源,是個累中帶笑的苦差事,但透過協作的力量,讓備課品質更好、效率更佳,是值得推廣的一件事。前一篇文章:教師使用Flipboard共同參與備課(搜集資料)也提到了共同參與備課的一些做法。

要把大家集合起來作一些事,最難搞定的是「時間」,所以必須先把大家的課表整合在一起。現在要藉助 Google 日曆來幫忙這件事。透過不同色彩的組合和位置的調配,可以較為視覺化的了解所有參與教師的課表狀況。在下圖中,每個色彩代表一個不同的教師,並且以一週的檢視模式來呈現。

本篇文章的做法,主要由一位老師利用 Google 帳戶來建立每個老師的課表(日曆)。首先,在「我的日曆」下拉式功能表中選取「建立新日曆」:

接著,輸入日曆名稱後(例如:E師的課表),按一下[建立日曆]按鈕:

在這個新的日曆中選取E師的課表所代表的色彩:

在這個老師的某一堂的時間點上按一下,然後在事項中輸入課程名稱(例如:文書處理),在日曆下拉式清單中選取:E師的課表。然後按一下「編輯活動」:

修改起始時間和終止時間,勾選「重複顯示」

設定如下:

顯示頻率:每週;顯示間隔:1週;結束日期:挑選本學期的最後一天。

再次確認所有設定,按一下「儲存」:

你所輸入的新課程會在自此往後的幾個星期中每週顯示。重覆以上的步驟將每個教師的每個課程輸入日曆中。

你也可以轉換至「月」的檢視模式來看每位老師的課表:

使用「待辦事項」來檢視所有教師的課表:

Windows-顯示檔案總管中真正修改檔案的日期

幫同仁解決電腦問題時發現一個他認為詭異的事。因為同仁的一個圖片檔修改了內容之後,卻發現檔案總管上的日期卻沒改變,因此造成在判定那一個檔案為較新或較舊的認知差異。

以 Windows 7 的檔案總管來看一個資料夾中的圖片檔(如下圖),在狀態列上顯示的日期對照檔案的日期,其標示的是「建立日期」,而非修改日期,所以問題的癥結就是這裡了。

在檔案上按右鍵,選取「內容」選項。可以在[內容]對話框中看到建立日期和修改日期並不相同。

你可以在檔案總管的欄位上按右鍵,選取[修改日期]選項:(已打勾者表示該欄位已被選取顯示出來)

在[修改日期]欄位中顯示的日期才是最終的檔案日期,如果「日期」欄位用不到,則可以使用相同方法加以移除該欄位。

2015年3月23日 星期一

教師使用Flipboard共同參與備課(搜集資料)

現在學校不斷的在鼓吹教師社群,希望分享的力量,讓教師可以藉此增能,透過共同參與的力量來共同備課,讓學生受益更多,教師也能互相成長。Flipboard 是一個可以讓你手用電腦/行動裝置/手機來接收資料的 App,更是一個你可以藉此集合及發送資料的友善工具。

前一篇關於Flipboard文章:利用Flipboard創建雜誌(老師可以為學生搜集資料當為講義)中提到老師可以搜集資料當為學生的輔助教材(講義),現在多個老師可以共同備課了!一個雜誌可以由多個老師一起來搜集資料,可以共同編輯小組雜誌。

(以下的操作是在電腦上示範)其中小組雜誌的參與者必須先在 Flipboard 註冊完成,而由一個老師發起一個雜誌。

接著來邀請其他老師。在雜雜封面中按一下「邀請參與者」:

然後寄出邀請的Email,被邀請者在收到郵件後,必須點選其中的連結來接受邀請:

被邀請者看到:你已經被邀請參加時,要按一下「接受邀請」,即可完成加入動作。

從此,該份雜誌(講義)就多一個老師可以參與搜集資料,多拉幾個進來,共同備課也多一些方便性和能省一點點的力氣了!

2015年3月22日 星期日

連WiFi都沒連線的舊手機也能發揮殘餘價值

最近換了一隻新手機,原來的舊手機(Android 手機)也沒讓它閒著。除了平常取來當實驗工具之外,還有很多地方可以利用,好好的把它的殘餘價值發揮淋漓。通常,我會在家裡把要用到的 App 先透過 WiFi 安裝好,這樣在即使到沒有 WiFi 的環境中也可使用。

例如,假日常到河濱公園路跑運動一下,這隻手機可幫了大忙!

你可使用 Google 足跡 App 來記錄跑步歷程的路線。開始記錄前,先把 GPS 打開來,你就可以開始運動了,它會在運動的過程中,幫你把行徑的路線逐一記錄,並可以顯示在地圖上。

運動完後,你可以在我的足跡中檢視相關的資訊(跑步時的速度/高度、消耗的卡路里、...)。

 

你也可以在有 WiFi 的環境中,將這個記錄檔同步到 Google Drive 雲端硬碟中。

連線:https://drive.google.com/

在「我的足跡」資料夾中,你可以下載一個 kmz 檔。

在 Google Earth 中開啟這個 kmz 檔,你跑步所經的路線/停留的時間等,都可以透過動態過程呈現出來。

參考下圖:

002[3]

你可以使用時鐘 App 來當作碼表,記錄跑步的時間/圈數等,還可以安裝 Fit App 來記錄今天的走路/跑步/騎自行車等的運動狀況,統計日數久了就可以用來管理自己的運動狀況。

 

這些資料也可以在網站:https://fit.google.com 中看到並且追踪。

跑步的過程中我也用 FM 收音機 App 來收聽廣播(一定要準備耳機,因為耳機要做為天線之用),有時也使用 Google 的 Play 音樂 App 來聽 MP3(已事先將 MP3 音樂檔放入手機中)。

 

你還有更多更好用而且不需要 WiFi 和 3G/4G 的應用嗎?那就好好的把這個機器用到極至吧!

好康東東