2015年3月18日 星期三

Excel-「名稱」的定義及使用練習

最近有一些同仁開始在 Excel 的工作表中使用「名稱」,所以提出了一些做法上的問題。名稱的使用的確可以讓選取的操作變的簡單,讓公式的使用變的易讀且能縮短公式。

用以下的資料來練習:

 

【定義名稱】

在功能表中,可以使用的名稱相關工具如下:

要定義名稱,最簡單的做法是:選取儲存格A1:E19,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:座號、人員、國文、英文。

image

當然,你也可以選取[公式/已定義名稱]功能表的「名稱管理員」來設定:

留意到上圖中「參照到」的儲存格範圍,定義儲存格範圍在「工作表1」中的儲存格。

我們試著手動新增小計和資料表兩個名稱,

「小計」名稱參照到:=工作表1!$E$2:$E$19

「資料」名稱參照到:=工作表1!$A$1:$E$19

 

【選取儲存格時使用名稱範圍】

當定義好名稱,如果要選取某個名稱的範圍,則只要在[名稱方塊]下拉式清單中選取想要的名稱即可,例如:選取國文,即會自動選取國文成績範圍。

 

【公式中使用名稱】

而在公式的應用上,你可以使用名稱來取代儲存格或儲存格範圍。例如:

(1) 儲存格E2:=國文+英文

(2) 儲存格C20:=AVERAGE(國文)

當你複製公式時,以名稱表示的儲存格範圍,相當於使用儲存格的「絶對位址」表示。

另一個例子:

如果你要找出英文最大值在第幾列,可以這樣撰寫公式:

=SUMPRODUCT((MAX(英文)=英文)*ROW(英文))

公式簡潔易讀!(結果為12,即在第12列。)

 

【在資料驗證中使用名稱】

如果你想要根據這個資料表的人員清,製作一個人員的下拉式清單:

只要在[資料驗證]對話框中設定:

資料驗證準則的儲存格內允許:清單,來源:=人員。

 

【在監看視窗中使用名稱】

如果你要在監看視窗中新增多個儲存格來監看,則試試使用名稱:

當按下[新增]按鈕時,即可同時新增多個監看的儲存格:

 

【在範圍轉換為表格中使用名稱】

當我們要將一個 Excel 的資料範圍轉換為表格時,也可以使用名稱:

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