2015年4月30日 星期四

Dropbox-以檔案為核心,教師共同備課/評審作業

Dropbox 是很多學校同仁在使用的雲端儲存工具,現在日新月異的新功能,已超出儲存檔案/備份檔案的基本功能了。在學校,老師們透過社群來討論、分享、協作,都需要一個共同的平台,而 Dropbox 最近的一些新功能,倒是可以在這方面協助老師透過雲端來進行部分的備課及評審作業等工作。

若是教師在專業社群發展或是共同備課等工作時,如果你想要,例如:不用下載檔案即可編輯檔案和分享檔案;取一篇文章的檔案,讓老師之間做為讀書會討論分享;取一篇文章的檔案,讓學生發表心得感想等。

老師先將一個 Word 檔案(教材或是學生作業)上傳至 Dropbox,此是該檔案已儲存/備份在雲端。在 Dropbox 中看到,你可以進行二個工作。

 

一、編上編輯

如果你點選「開啟」這個檔案,Dropbox 允許你透過微軟帳號在線上編輯 Office 的檔案:(你必須先授權 Microsoft 可以存取你在 Dropbox 中的文件)

編輯後的結果,會回存至你的 Dropbox 中:

image

你發現了嗎?你不需要輸入 Microsoft 帳號即可線上編輯!

 

二、分享與討論

除了開啟檔案線上編輯之外,還可以將檔案分享給其他對象下載或是儲存至Dropbox中,並且進行對話。

這個新增的「留言」功能是以檔案為單位,邀請其他 Dropbox 使用者針對該檔案來留言。你(A)只要輸入 @,再輸入使用者名稱或是 Email 帳號,會自動顯示一個名稱,接著輸入你的留言內容,按下「留言」即可。

對方(B)會在他的 Dropbox 中收到這個訊息,點選這個訊息,即可進入對話狀態。

對方(B)可以輸入留言內容:

而你(A)也可以再邀請第三人(C)進來檢視檔案和留言對話:

如此,看來檔案是可以分享和對話,但是無法協作。不過,以檔案為核心來互相討論和分享已可以拿來做一些事了。不過好不好用、適不適用,得個人去用過才能真正體會。雲端工具那麼多,每天都有新東西,如何選對工具和善用工具也是現代人的重要課題。

2015年4月29日 星期三

Excel-儲存格顯示內容受有效位數限制

有網友問到在 Excel 中將數字填入儲存格後,卻顯示 E+15 之類的數字,是什麼原因?

(觀察下圖)根據微軟網站提供的資料:

Microsoft Excel 會保留 15 個有效位數。若要顯示所有的 15 個位數,必須使用非一般的數字格式 (自訂或內建)。一般的數字格式顯示最多 11 的數字字元,以計算數字的字元為十進位小數點。因此,如果數字包含小數點,Excel 可以顯示最多 10 個有效位數,但如果數字沒有小數點,Excel 可以顯示最多 11 個有效位數。

(1)

若你輸入一個位元數較大的數字,例如:12345678901234500000,若在預設的數值格式之下,你將會看到被顯示為指數型表示:1.23457E+19,其含小數點只顯示 7 個有效位數。

(2)

若數值格式已經先設定為:文字,再輸入數字時,則會完整顯示這個數字構成的文字串。例如:12345678901234567890,會完成的顯示。若不想設定數值格式為文字,也可以直接輸入:'12345678901234567890(最前方加上「'」)。

(3)

若將儲存格數值格式設定為:????????????????????(20個?),則會顯示15個有效位數的內容,其餘補0(有5個)。

2015年4月28日 星期二

YouTube-用手機遙控電腦(電視)播放YouTube影片

在教學現場,有的老師會在教學場域中來回走動,除了和學生互動之外,也能就近了解學生的學習狀況。所以,有老師想要在播放 YouTube 影片時,可不可以不用回到電腦旁即可控制 YouTube 的播放呢?

當然你可以使用無線滑鼠或是簡報筆之類的工具,本文的重點放在使用「手機」來操控。如果你的環境中,可以讓手機連網,那就可以用手機遙控電腦播放YouTube影片。YouTube 提供了一個可以讓 YouTube 在電視上播放的網站,我們要藉助這個網站和手機建立物聯網。

網址:https://www.youtube.com/tv

你會發現和 YouTube 網站的內容不太一樣:

選取左側功能選單「…」,進入設定頁面:https://www.youtube.com/tv#/settings

image

點選「配對裝置」:(你也可以不做登入動作)

這裡會出現一個配對碼:

接著在你的手機中開啟 YouTube App,點選選單(「…」),再選取「設定」,然後選取:連線至電視。

 

選取「新增電視」,接著輸入你剛剛在電腦上看到的配對碼。

 

稍待片刻,即會顯示成功新增 YouTube TV。接著在這個 App 上播放一個 YouTube 影片。

 

在電腦上即會同步顯示這個影片的播放,現在開始,你可以使用手機 YouTube App 來搖控電腦中的 YouTube 影片播放。

Excel-轉換含中文字的日期時間為數值格式

網友問到在 Excel 中產生特定的日期格式時出現了轉換上的問題。參考下圖,若日期時間為2015/3/1 下午 01:15:00,想要顯示為2015/3/1 13:15,該如何處理?

(1) 在文字中取出日期

=DATEVALUE(LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1))

(2) 在文字中取出時間

IF(FIND("下午",A2),TIMEVALUE(RIGHT(A2,8))+0.5,TIMEVALUE(RIGHT(A2,8)))

(3) 合併日期和時間

儲存格B2:=DATEVALUE(LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1))+IF(FIND("下午",A2),
TIMEVALUE(RIGHT(A2,8))+0.5,TIMEVALUE(RIGHT(A2,8)))

並且設定儲存格的數值格式:

 

進一步探討一下!參考下圖。

(1)

若日期和時間分別位於二個儲存格,而且原先就是數值格式,其輸入為標準的日期和時間格式,則只要把二個儲存格相加即可合併日期和時間,再以設定儲存格格式的方式來改變顯示結果。

(2)

若日期和時間分別位於二個儲存格,原先是文字格式,其輸入為標準的日期和時間格式,則只要把二個儲存格相加即可合併日期和時間(自動轉換為數值格式),再以設定儲存格格式的方式來改變顯示結果。

(3)

若是儲存格中含有中文字,則無法直接轉換為日期時間格式,必須再以公式來轉換。

儲存格E12:=MID(A10,1,FIND("年",A10)-1)

儲存格E13:=MID(A10,FIND("年",A10)+1,FIND("月",A10)-FIND("年",A10)-1)

儲存格E14:=MID(A10,FIND("月",A10)+1,FIND("號",A10)-FIND("月",A10)-1)

儲存格E15:=IF(FIND("下午",C10),TIMEVALUE(RIGHT(C10,8))+0.5,TIMEVALUE
(RIGHT(C10,8)))

儲存格E16:=DATE(MID(A10,1,FIND("年",A10)-1),MID(A10,FIND("年",A10)
+1,FIND("月",A10)-FIND("年",A10)-1),MID(A10,FIND("月",A10)+1,FIND
("號",A10)-FIND("月",A10)-1))+IF(FIND("下午",C10),TIMEVALUE(RIGHT(C10,8))
+0.5,TIMEVALUE(RIGHT(C10,8)))

2015年4月27日 星期一

Excel-計算符合多個條件的個數(SUMPRODUCT)

參考下圖,網友想要在 Excel 的工作表中找出同時是會員也是理事的人有幾個。這是常見的找出符合多條件計算個數的例子,只要使用 SUMPRODUCT 函數即可搞定。以下分別使用二種不同的資料呈現方式,再透過 SUMPRODUCT 函數來求解。

選取儲存格B1:C27,按 Ctrl+Shift +F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:會員別、職務。

根據上圖計算個數

儲存格E5:=SUMPRODUCT((會員別="會員")*(職務="理事"))

若儲存格內容,改成下圖。

選取儲存格B1:B27,按 Ctrl+Shift +F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:會員職務。

儲存格D5:=SUMPRODUCT((會員職務="會員,理事")*1)

試比較以上二個圖中的資料呈現方式,下圖如果不是使用「會員,理事」,而是使用「理事,會員」,則上述公式將會出錯。可以稍加修改公式:

儲存格D5:=SUMPRODUCT((會員職務="會員,理事")*1)+
SUMPRODUCT((會員職務="理事,會員")*1)

 

【思考一下】

(1) 若是條件變為三個、四個,你是否也會處理公式?

(2) 公式中(會員別="會員")*(職務="理事"),其中的「*」意義為何?

(3) 公式中的「*1」意義為何?

(4) 公式:=SUMPRODUCT((會員職務="會員,理事")*1)+SUMPRODUCT((會員職務="理事,會員")*1),改成=SUMPRODUCT((會員職務="會員,理事")*1+(會員職務="理事,會員")*1),結果是否一樣?

Excel-取用運算字串執行運算(EVALUATE)

網友想要將 Excel 中儲存格內所填入的運算式轉換為執行結果,例如下圖中的A欄為運算字串,B欄則顯示其運算結果。這該如何處理呢?

在 Excel 的工作表中,運算公式必須以「=」開頭來輸入,如果輸入「123+456」,則會顯示這個字串,如果輸入「=123+456」,則會顯示運算結果(579)。

image

要解決這個問題,可以參考以下的步驟:

1. 定義一個名稱

假設要運算字串來自儲存格A2,在名稱管理員中新增一個名稱,本例為:caluculate,並將參照位址指定為=EVALUATE(工作表!A2)

2. 設定公式

儲存格B2:=calculate

將要顯示運算結果的儲存格,設定其公式為已經定義的名稱,不要忘記加上「=」,才會執行運算。

3. 儲存檔案

以 Excel 2010/2013 為例,當你第一次存檔時,Excel 會提醒你使用的 EVALUATE 函數有引用巨集功能,所以你得另存為「啟用巨集的活頁簿」。

例如:使用「*.xlsm」格式的 Excel 檔案類型。

但是,如果你不想儲存格為「*.xlsm」格式,則可以選取「Excel 97-2003活頁簿」檔案格式。下次開啟這個檔案時,尚未點選啟用內容前,運算結果通通都會出錯,因為巨集尚未啟用,只要點選啟用內容,運算結果即會恢復正常。

2015年4月25日 星期六

Google-取得Google+上每一個故事的網址

當你把一些照片丟到 Google+ 上,Google 會自動幫你建立故事,先前的文章也提到可以自行編輯這個故事(參考:編輯Google+上的相片自動產生的故事),如果你想要把這個故事分公開/分享給他人看,例如:放在 Line 或 Facebook 上來分享,要如何取得這個故事的網址?

學校教職員和學生即可使用Google+上的「故事」功能,透過先把照片傳到 Google+ 上再編製成故事的操作方式,一方面備份了照片,而教師可以藉以製作輔助教材,行政人員製作活動成果,學生可以繳交活動的作業。取得故事的網址即可透過電腦或行動裝置來播放。

首先,連上 Google+:https://plus.google.com/,在相片中選取「更多/Stories」。

點選你要的故事:

開始播放你的故事時,瀏覽器上的網址即為可以公開的故事網址:

或是在故事結束時,會顯示:分享您的故事,其中的網址也是公開的故事網址。

當你沒有設定分享對享時,其設定在公開,所以每一個人都可以檢視這個Google+上的故事。如果要限定可以檢視的對象,則可以在故事中點選:分享。

然後再自訂分享對象:

2015年4月21日 星期二

將手機的聲音由電腦的喇叭播放

前一篇文章:利用手機來搖控PowerPoint 2010/2013的簡報播放有提到結合藍牙裝置的應用,而在生活中,如果你想播放手機上的 MP3 檔或是播放 YouTube 影片時,可以使用藍牙喇叭將聲音播放出來。其實,你也可以由電腦的喇叭來播放!

如果你淘汰的智慧型手機拿來當做 MP3 播放器,聲音由電腦的喇叭來播放,也是不錯的用法。聲音可以調的比較大聲,而且不用另外準備一顆藍牙喇叭。

以我使用的 Bluetooth USB Adapter 為例,配合廠商提供的應用軟體,可以做到:

(1) 將電腦所接的喇叭做為手機的免持聽筒

(2) 透過藍牙裝置播放手機中的音效訊檔

所以播放 MP3 和看 YouTube 時,聲音都可以由電腦喇叭來播放。

使用藍牙傳輸器還有其他功能:

●透過藍牙裝置在電腦和手機間傳輸檔案

●使用電腦來打字再透過手機來傳送簡訊

不過,在電腦中安裝了藍牙功能,也要注意其安全性,所以在 Bluetooth 設定中藍牙連線的時機和提醒的動作。

拿淘汰不用的智慧型手機來練習寫App

被你淘汰的智慧型手機能拿來做什麼,之前的文章略有討論:

連WiFi都沒連線的舊手機也能發揮殘餘價值

利用手機來搖控PowerPoint 2010-2013的簡報播放

其實任何跑的動的 App 都可以在手機上做實驗,應用範圍很廣。

如果你想練習寫 App 程式,這個被你淘汰的智慧型手機也能派上用場。

建議利用 Google 移給 MIT 的 App Inventor 2 來練習操作。

以下簡單的描述操作上的相關程序:

首先,讓你的電腦和智慧型手機的 IP 位址設定在同一個網或中。例如電腦和手機連上同一個 AP,這二個裝置會在同一個網域中。

接著,連線至MIT App Inventor 2:http://ai2.appinventor.mit.edu/

利用 Google 帳號登入這個頁面,你可以在此設計 App 而不用寫程式。

透過一些 Blocks 來建構你要的程式,你只要依照想要的邏輯來組合:

然後,在手機中透過 Google Play 下載 MIT AI2 Companion 這個 App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=edu.mit.appinventor.aicompanion3&hl=zh-TW

在網頁上選取「Connect/AI Companion」:

網頁上隨即會產生一組 6 個字元的碼和 QR Code:

你可以選取輸入這組碼,或是掃描 QR code。如果是要掃描 QR Code,則你必須有安裝可以掃描 QR Code 的 App。

 

輸入這個碼或是掃描 QR Code 之後,你的手機立刻會執行這個 App。

如果你在網頁上做些設計和改變:

同步會在手機上看到改變的結果:

如果你想要將設計好的 App 下載到手機中執行,則可以在網頁上選取「Build/App(Provide QR Code for .apk」。只要用手機掃描這個 QR Code,即可下載這個 APK 檔,安裝後即可在手機上安裝及執行這個程式。

好康東東