2015年8月7日 星期五

Excel-自動填滿、自訂清單、快速填入

使用者在使用 Excel 輸入資料時,都是希望能用最快速的方式來填入想要的資料。
但是,電腦腦怎能猜出你要如何的輸入資料,進而幫你填入呢?所以,你必須要先建構一些規則,讓電腦自動依這些規則來幫你快速輸入資料。
以下介紹三種方式,都可以讓你快速的依某種規則來產生並自動填入內容。

(1) 自動填滿
在 Excel 的[常用]功能表中,可以使用[編輯/填滿]功能來快速填入具有規則的內容。
例如下圖中使用「向下填滿」:
預設的結果,和複製/貼上的結果相同。
如果你在填滿時,選取「數列」:
則可以選取「等差級數、等比級數、日期、自動填滿」等四種類型。假設選取類型:等差級數,間距值:3。
結果即會以每間隔 3 的規則填入數列。
這個做法可以簡化為選取儲存格A1:B2後,拖曳儲存格B2右下角的控制點。
拖曳至想要的位置後,即可自動填入等差數列(間隔值為第 2 列和第 1 列的差值)。
但是如果選取儲存格A1:B2後,按著 Ctrl 鍵,再拖曳儲存格B2右下角的控制點至想要的位置,則結果會複製儲存格A1:B2。

(2) 自訂清單
當選取[檔案]功能表的[選項]功能時,在[進階]標籤下可以按下[編輯自訂清單]按鈕,來自訂想要的清單內容。
在此已有一些定義好的清單,也允許你自訂想要的清單。
當你輸入了已設定清單中的其中一個內容(不一定要輸入清單的第一個內容),再以拖曳選取區左下角的控制點至你想要的區域。
則 Excel 會以自訂的清單內容和順序來填滿選取區。

(3) 快速填入
如果你要填入的內容具有一定的規則,如下圖中,C欄的內容是「A欄/B欄」,則可以:
1. 選取儲存格C1,輸入第一個內容後。
2. 選取儲存格C1:C12,再選取[資料/快速填入]功能。
Excel 會根據第一個儲存格內容的規則,自動把選取區內的儲存格都依相同內容,自動產生並填入。

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