2015年11月27日 星期五

Excel-如何讓關聯到另一個檔案的公式在傳送給別人時不會被改變

大家有遇到這種現象嗎?例如:在 Excel 中的 A 檔工作表1的儲存格A1,關聯到另一個 B 檔工作表1的儲存格A1,當你儲存檔案後,如果再複製到USB或是郵寄給別人時,他人打開檔案,會發現其中的公式變的不一樣,可能很複雜且很亂,但是顯示的結果卻是正確的。該如何不讓公式隨之改變呢?
以下是讀者的原始問題:
假設有A和B兩個檔案,B內有儲存格是設公式連結A中的數值,但是一但我搬動或複製或把B檔案傳給別人的時候,雖然數字不會動,但是裡面的公式都會變成很長
例如: 'C:\Users\222\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\NHVAA9JM\[test1.xlsx]Sheet1'!$B$1+'C:\Users\1030502\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\NHVAA9JM\[test1.xlsx]Sheet1'!$B$2之類的,我試過單一檔案移動 和A檔案一起移動都沒有用, 我現在被要求要想辦法可以移動檔案公式不會跑掉,但是又不是把A併入B檔案當作B檔案的一個Sheet。因為工作多有移動和寄送(MAIL)需求, 請問該怎麼做呢?
在下圖中有 A、B 兩個 Excel 檔案,當這個兩個檔案都開啟時,設定 B 檔案中工作表1的儲存格A1=[A.xlsx]工作表1!$A$1。(這是一個相對位址的表示方法)
Excel-如何讓關聯到另一個檔案的公式在傳送給別人時不會被改變
當你把 A 檔案關閉時,B 檔案中的公式即刻變為絶對位址的表示方式,即會列出檔案在磁碟中的真實位址。(本例檔案為於 E:\Google Downloads\temp1\ 資料夾)
Excel-如何讓關聯到另一個檔案的公式在傳送給別人時不會被改變
所以當你把檔案寄給別人時,當他打開檔案時,Excel 會自動將儲存格中的絶對位址改成他當時檔案所儲存的位址。若是由電子郵件中開啟,則看到的絶對位址就會像網友發問時所列的一大串路徑(該路徑是 Windows 中 Email 的暫存路徑)。
該如何解決?
如果不想更改公式內容,可以請對方先『儲存』在某個資料夾後,再開啟 Excel 檔,其中的公式就不會那麼長、那麼亂了。
但是,如果你很堅持,想要公式內容絶對和你的電腦中的檔案100%一樣時,又該如何處理?參考以下的做法:
1. 把 A、B 兩個都開啟。
2. 調整公式,將:
儲存格A1:=[A.xlsx]工作表1!$A$1
改成『=INDIRECT("原來公式")』,
儲存格A1:=INDIRECT("[A.xlsx]工作表1!$A$1")
顯示的結果兩者會相同。
Excel-如何讓關聯到另一個檔案的公式在傳送給別人時不會被改變
當傳給對方時,不管其在電子郵件中直接打開或是儲存檔案後再開啟,看到的公式都是:
儲存格A1:INDIRECT("[A.xlsx]工作表1!$A$1")
其結果和下列公式相同,也就是和你的電腦中的檔案內容相同。
儲存格A1:=[A.xlsx]工作表1!$A$1

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好康東東