2016年3月17日 星期四

使用Google文件共筆協作省時又省事

最近在公務上有些文件需要跨處室、多單位的同事一起來填寫,大家不知道如何操作可以最快速且最方便?有人建議使用 Word 中的「追蹤修訂」來處理,但是最後又得將 Word 文件彙整到某一人的電腦中來處理,整個過程也不是很方便。
最後是建議使用 Google 雲端硬碟的 Google 文件來共筆輸入資料,過程不需要使用 Word,也不用進行彙整工作,並且任何地點、任何時間都可以處理,最後再匯出成 Word 檔,再利用 Word 的排版功能加以美工處理。
(因為還有些同事不太熟悉 Google 文件的共用功能,以下稍微簡介說明。)
如何來啟用文件和他人共筆呢?在 Google 文件中點選「共用」,你就可以藉由輸入其他人的 Google 帳號(Email)來邀請加入來協作。被邀請的使用者,只要登入 Google 帳號,即可找到這個被分享的文件。記得:如果要讓使用者可以輸入資料,得挑選「可以編輯」。
有人建議多人使用同一個 Google 帳號來登入,這個作法並不建議,因為無法區隔出每一個做了那些修訂。
使用Google文件共筆協作省時又省事
既然是協作,同時間一起修改也可以。在你的視窗中你可以看其他人的頭像,並且以不同色彩標示,對應到文件中的文字也會有不同的色彩標示。
使用Google文件共筆協作省時又省事
因為是多人共同編輯,所以想要知道每個參與者編修的細節,可以藉助[檔案]功能表的「查看修訂版本紀錄」選項。
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在此可以看到有不同的時間點可供選取,並且不同人的編修以不同色彩標示。在簡單模式下,你會看到你自己編修的部分,你也可以點選「詳細顯示修訂項目」,來看更細的時間點和其他人的修訂內容。
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以下圖為例,雖然有三個使用者共用這份文件,但是在下午7:45這一項被編修時,只有二位使用者在編修。當你點選「還原為此版本」,文件內容即會回覆到這個時間點的結果。如果你不想文件畫面被那麼多色彩干擾,可以取消勾選:顯示變更。
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雖然不管幾個人共同編輯,在文件中都會同步顯示,你也可以選取「建議操作」,來標示你的修改只是建議。
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你隨時可以接受建議或是拒絶建議,使用右側的『V』或是『X』。
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當你選取「檢視」模式,則會顯示最終的修訂結果,而不會標示每個使用者個人編修部分。並且不會列出被你定義為「建議操作」的部分。
使用Google文件共筆協作省時又省事
當大家都輸入完成後,可以選取[檔案/下載格式]功能,再選取:Microsoft Word(.docx),即可下載文件成為 Word 檔,再進行美工處理。
順便一提,Google 最近推出可以儲存為電子格式的檔案,在此選取:EPUB Publication(.epud),下載的檔案可以置入電子書載具中顯示。
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