2016年6月30日 星期四

Excel-指定數值清單出現的位置(OFFSET)

參考下圖,網友想要 Excel 的工作表中指定數值清單出現的位置,如何處理?例如:下圖中的C欄有 3 個數值,在儲存格B1指定一個位置,在A欄中的相對位置顯示C欄的 3 個數值。
Excel-指定數值清單出現的位置(OFFSET)

【公式設計與解析】
儲存格A1:
=IF((ROW(A1)>=$B$1)*(ROW(A1)<$B$1+3),OFFSET($C$1,ROW(A1)-$B$1,0),0)
複製儲存格A1,往下各列貼上。
(1) (ROW(A1)>=$B$1)*(ROW(A1)<$B$1+3)
利用 ROW(A1) 的傳回值判斷儲存格所在的列號,當公式向下複製時,ROW(A1)=1→ROW(A2)=2→ROW(A3)=3→...。
(ROW(A1)>=$B$1):第一個條件,判斷儲存格列號是否大於儲存格B1數值。
(ROW(A1)<$B$1+3):第二個條件,判斷儲存格列號是否小於儲存格B1數值+3。
其中『*』相當於執行邏輯 AND 運算。

(2) OFFSET($C$1,ROW(A1)-$B$1,0)
利用 OFFSET 函數,以儲存格C1為起點,ROW(A1)-$B$1為相對位移,即可產生對應的內容。

Word-使用建置組塊及新增自動圖文集

在使用 Word 時你會重覆用到一些圖文的組合嗎?如何才能快速而有效的整組插入文件中?而 Word 中其實已經內建立許多的圖文組合可以選用,你知道嗎?
先來看看 Word 內建提供的建置組塊。在[插入/文字]功能表中有一個[快速組件]功能,選取其中的「建置組塊組合管理」:
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
在[建置組塊組合管理中]對話框中,已在清單中列有多個建置好的組塊,你可以在對話框右側先行檢視預覽的結果,也可以按一下[編輯內容]按鈕,進一步修改設定值。
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
當你插入所選取的組塊後:
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
你可以對這個組塊的內容進行編輯:
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
而組置內建有:文字方塊、目錄、自動圖文集、表格、封面、頁尾、頁首、頁碼、頁碼(頁的底端)、頁碼(頁的頂端)、頁碼(邊界)、書目、浮水印等圖庫。而這些圖庫其實已分散在各個功能中,例如:當你插一個封面時,即用取用封面圖庫中的一個項目。
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
上下兩圖對照一下,即可發現一些封面的組塊已包裝在[插入/封面頁]的清單中:
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
看完這些內建的圖文組塊,你是否也想自訂、新增一些圖文組塊?
先在文件中插入好文字和圖片,然後選取[插入/文字]功能表的「自動圖文集」,接著選取「儲存格選取項目至自動圖文集庫」選項。
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
為這個組塊進行設定:
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
日後,你只要選取這個組塊,即可在文件中插入這個圖文的整合內容。
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
再次檢視[建置組塊組合管理]對話框,你會發現剛剛新增的自動圖文集。
Word-使用建置組塊及新增自動圖文集
自訂的組塊是放在這部電腦 Word 程式中,而非跟著文件走。

2016年6月27日 星期一

Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線

在 Word 中的長文件編輯時,如果你建立了文件目錄(如下圖),一旦你選擇更新功能變數後,再選取更新整個目錄時。
Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線
有可能會遇到原先設定好的目錄格式也隨之被更新了,如下圖,在小節部分的格式已跑掉了(和上圖比較)。每更新一次,就得重新設定目錄的格式一次,該如何避免這種狀況呢?
Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線
參考以下的步驟:
1. 點選[常用/樣式]功能表的右下角圖示,開啟[樣式]功能窗格。
2. 在[樣式]功能窗格中有所有樣式的清單,找到和目錄相關的樣式。例如:目錄 1 和目錄 2 等。
3. 由於小節的格式在目錄 2 中,所以選取「目錄 2」右側的下拉式清單,再選取「修改」選項。
Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線
4. 在[修改樣式]對話框中修改樣式為你想要的格式。
Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線
下次再更新整個目錄時,文字格式就不會變來變去了。
同理,如果你想要在 Word 文件中的超連結不要顯示底線該如何處理?
在[樣式]功能窗格中有所有樣式的清單,修改「超連結」樣式:
Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線
只要取消設定「底線」即可。
Word-設定更新目錄時保持已設定的文字格式及超連結不顯示底線

2016年6月26日 星期日

Word-建立目錄和內文不同頁碼

在練習了先前的三個操作:
這篇文章要來練習建立內文目錄和圖目錄。
首先,我們要在這個 6 頁的文件中插入頁碼,選取[插入/頁首及頁尾]功能表中的[頁尾]項目中的一個樣式,本例為「側邊線條」。
Word-建立目錄和內文不同頁碼
接著,在[設計/位置]功能表中「頁面底端至頁尾」為『1 公分』。
Word-建立目錄和內文不同頁碼
再來,於第 2 頁最後,選取[版面配置/版面設定]功能表中的[分隔設定]下拉式清單中挑選「分節符號/下一頁」選項。
Word-建立目錄和內文不同頁碼
如此讓文件共分為二節,第一節是 1, 2 頁,第二節是 3, 4, 5, 6 頁。
Word-建立目錄和內文不同頁碼
移到第 1 頁的頁尾,再選取[設計/頁首及頁尾]功能表的[頁碼]下拉式清單中的「頁碼格式」。
Word-建立目錄和內文不同頁碼
在[頁碼格式]對話框中的[數字格式]下拉式清單中選取一種格式(本例為I, II, III, ...):
Word-建立目錄和內文不同頁碼
此時頁碼顯示如下:
Word-建立目錄和內文不同頁碼
先移到第 3 頁的頁尾,再選取[設計/頁首及頁尾]功能表的[頁碼]下拉式清單中的「頁碼格式」。然後在[頁碼格式]對話框中的[數字格式]下拉式清單中選取另一種格式(本例為1, 2, 3, ...):
Word-建立目錄和內文不同頁碼
此時頁碼顯示如下:
Word-建立目錄和內文不同頁碼
最後,在內文目錄上按一下右鍵,選取「更新功能變數」。(也可以使用快速鍵 F9)
Word-建立目錄和內文不同頁碼
選取:只更新頁碼。
Word-建立目錄和內文不同頁碼
內文頁碼隨即改變:
Word-建立目錄和內文不同頁碼
你可以使用相同方法更新圖的目錄。

Word-建立內文目錄和圖目錄

在練習了先前的二個操作:
這次要用這個檔案來練習建立內文目錄和圖的目錄。如下圖,目前有四頁內容,其中包含標題、圖片、圖號。並且已新增 2 頁空白頁待用。
特別注意:其中各頁標題已先行設定了樣式(段落設定為「階層1」)。
Word-建立內文目錄和圖目錄
首先來建立內文目錄:
1. 插入點移至第 1 頁的最前端。
2. 選取[參考資料/目錄]功能表中的「目錄」選項,再選取「自訂目錄」。
Word-建立內文目錄和圖目錄
3. 在[目錄]對話框中的[目錄]標籤中,由[格式]下拉式清單選取一個樣式(本例選取「正式的」)。
4. 設定「顯示階層」為『1』。
5. 按下[確定]按鈕。
Word-建立內文目錄和圖目錄
最後結果如下:
Word-建立內文目錄和圖目錄
接著來建立圖目錄:
1. 插入點移至第 2 頁的最前端。
2. 選取[參考資料/標號]功能表中的「插入圖表目錄」。
Word-建立內文目錄和圖目錄
3. 在[圖表目錄]對話框中的[圖表目錄]標籤中,由[格式]下拉式清單選取一個樣式(本例選取「特別的」)。
4. 設定「標題標籤」為『圖』。(參考先前文章,圖號已預設好標籤為『圖』)
5. 按下[確定]按鈕。
Word-建立內文目錄和圖目錄
結果如下:
Word-建立內文目錄和圖目錄
文件最終結果如下:
Word-建立內文目錄和圖目錄

Word-設定每個章節標題顯示在圖號中

根據前一篇文章:Word-設定每個章節標題顯示在頁首中,如何想要將標題文字顯示在圖號中?其實觀念和做法是大同小異的,參考以下的練習。
如下圖,Word 文件中共有四頁,每頁有一個標題和一張圖片。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
1. 將插入點移至第一張圖的下方。
2. 選取[參考資料/標號]功能表中的「插入標號」選項。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
3. 你可以在[標籤]下拉式清單中選取一個標籤,按一下[確定]按鈕。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
或是按一下[新增標籤]按鈕,自行輸入一個新的標籤名稱。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
4. 結果如下圖,目前只有呈現圖的號碼,沒有圖的名稱。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
5. 將圖名設定一些格式,並新增樣式(本例名稱設為「圖樣」)。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
接著,參考前一篇文章:Word-設定每個章節標題顯示在頁首中,為圖的名稱設定功能變數。
6. 將插入點移至「圖 1」之後,選取[插入/文字]功能表中的「快速組件」選項,再選取「功能變數」。
7. 在[功能變數]對話框中的[功能變數名稱]清單中選取「StyleRef」名稱。
8. 在[樣式名稱]清單中選取「標題 1」。(每頁標題已先設定為「標題1」樣示)
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
如下圖,標題(本例為:Word)已以功能變數方式插入「圖 1」文字之後。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
9. 複製「圖 1 Word」整段文字(必須包含段落標記),貼至每張圖片之下。
目前看到的全部都是相同內容:圖 1 Word。
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中
10. 按一下 Ctrl + A 鍵,全選所有內容。
11. 按一下 F9 鍵,更新所有功能變數的內容。(如下圖)
Word-設定每個章節標題顯示在圖號中

2016年6月25日 星期六

Word-設定每個章節標題顯示在頁首中

在編輯 Word 文件時如何讓頁首就顯示該章節的標題名稱呢?
參考下圖,假設所有的章節都已為其文字格式設定了樣式(本例為「標題 1」)。由此開始:
1. 我們將插入點移至第一個標題上。
2. 在[常用/樣式]功能表中的「標題 1」上按一下右鍵,並選取「修改」選項。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
3. 按一下[修改樣式]對話框中的「格式」按鈕,並選取「段落」選項。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
4. 在[段落]對話框中的「分行與分頁設定」標籤中,勾選[分頁]區中的「段落前分頁」。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
結果如下圖,每一個標題都自動位在每一頁的第一列。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
5. 接著切換至頁首中。
6. 選取[插入/文字]功能表中的「快速組件」選項,再選取「功能變數」。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
7. 在[功能變數]對話框中的[功能變數名稱]清單中選取「StyleRef」名稱。
8. 在[樣式名稱]清單中選取「標題 1」。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
頁首會插入本頁的標題名稱:
 Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
結果如下,每頁的頁首會顯示所在頁的標題名稱。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中
如果你在這個標題之下輸入的文字超過一頁,你會發現下一頁的頁首也是會跟隨著上一頁的標題名稱。
Word-設定每個章節標題顯示在頁首中

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