2017年10月31日 星期二

Excel-依請假時間清單計算餘假時間(SUMPRODUCT,INT,MOD)

網友問到:在 Excel 的工作表中,如果依請假清單(包含:請假日數、請假時數、請假分數),如何計算剩餘的假數?
如下圖,本例的應休假日數是 30 天,要依累計的請假日數、請假時數、請假分數,來計算餘假日數餘假時數餘假分數。
Excel-依請假時間清單計算餘假時間(SUMPRODUCT,INT,MOD)

1. 計算累計請假分數
儲存格E2:=SUMPRODUCT($B$3:D3*{480,60,1})
利用 SUMPRODUCT 函數配合定數陣列可以計算累計的分數。(參考上圖的輔助欄位)

2. 計算餘假分數
儲存格H2:=MOD($B$1*8*60-E3,60)
將休假總日數換算得到的分數,扣掉累計請假分數,再利用 MOD 函數求得餘假分數。(參數 60 是指每小時為 60 分鐘)

3. 計算餘假日數
儲存格F2:=INT(($B$1*8*60-E3)/(60*8))
將休假總日數換算得到的分數,扣掉累計請假分數,再利用 INT 函數求得餘假分數。(參數 60*8 是指每日為 480 分鐘)

4. 計算餘假時數
儲存格G2:=(($B$1*8*60-E3)-F3*8*60-H3)/60

2017年10月30日 星期一

手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)

最近又開始在上對象是教師的研習課程了!有時為了將手機和平板的內容投影到電腦,再由電腦投影至廣播網路或是投影機,常常會傷腦筋!因為買了轉換頭,有時換了手機,接頭不一樣了,又得重新再買過。不少老師,都希望能直接將手機或平板的內容,直接投影出來!
所以,最近開始在試用以軟體來無線投影的方式。
今天試用了 MIRRORING360 PRO版 的投影方式,覺得使用上算是相當方便(唯一的不方便應該是要付費使用吧!)。它是透過軟體方式將手機內容投影至電腦,也可以將你的電腦內容投影至其他的裝置內。(試用版只能使用7天)
使用前你必須注意:手機和電腦的網路必須是在同一網域中,才能將手機內容投影至電腦螢幕上。
先到網站中下載試用版後執行安裝,你必須先註冊一個帳號。啟動 MIRRORING360 後(畫面如下),按一下 QR 按鈕,顯示 QR Code 視窗,等待被掃描。
你可以為電腦命名以做為區隔你所屬的裝置,按一下取得新鏡射碼,則會讓原來裝置的鏡射碼失效,必須要重新連線。
手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)
接著,以 Android 系統為例,手機必須下載對應的 Mirroring360 Sender Basic App,Google Play 下載:Mirroring360 Sender Basic
啟動這個 APP 後,按一下右下角的圖示:
手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)
接著,掃描電腦螢幕上的 QR Code:(你可以直接輸入 ID 至方塊中)
手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)
動作完成後,你的手機畫面已呈現在電腦螢幕中了。(參考下圖)
你也可以透過 MIRRORING360 將你目前的螢幕內容分享給其他使用者,先按一下 MIRRORING 360中的「開始分享」。
手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)
此時會產生一組超連結,透過這個超連結分享給別人:
手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)
別人就可以在瀏覽器中看到你的桌面內容了。不管你是使用電腦、平板、手機的瀏覽器,都可以看到,等同於投影至其裝置中。
手機無線投影至電腦(以MIRRORING360為例)

2017年10月29日 星期日

Excel-輸入時間不輸入「:」(MID,TIME)

網友問到:如何在 Excel 中輸入時間的時候,如何不輸入「:」,以加快輸入時間?
本例假設只輸入時間的分和秒,並且都以 2 碼顯示(會補 0)。
1. 使用格式設定
(1) 先將儲存格的格式自訂 「00":"00」。
(2) 輸入 4 碼的時間(要補 0)。
Excel-輸入時間不輸入「:」(MID,TIME)

2. 使用公式轉換
如果你取得別人已輸入 4 碼的時間,可以使用公式來轉換。
(1) 輸入公式
儲存格B2:=TIME(0,MID(A2,1,2)*1,MID(A2,3,2)*1)
複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B16。
(2) 格式設定
儲存格B2:B16的格式自訂為「mm:ss」。
Excel-輸入時間不輸入「:」(MID,TIME)

Prezi NEXT快速鍵整理

最近在教學生用 Prezi NEXT 來使用雲端簡報,為了使用上的方便,應多加善用快速鍵,所以為學生整理了以下的說明。
(Prezi NEXT 快速鍵參考:https://prezi.com/business/kb/present/shortcuts/
ALT+ 拖曳:拖曳時切換貼齊格線
CTRL + ALT+ 拖曳:拖曳端點時可以旋轉物件
CTRL+ 拖曳:拖曳端點時以中心點週整物件大小
SHIFT + 拖曳:拖曳出一個方塊時可以選取方塊中的所有物件
SHIFT + 點選:可連續選取多個物件
向上鍵, 向下鍵, 向左鍵, 向右鍵:以方向鍵方向微調選取的物件
SHIFT + 向上鍵, 向下鍵, 向左鍵, 向右鍵以方向鍵方向移動所選取的物件
CTRL + A:全選物件
CTRL + C:複製
CTRL + X:剪下
CTRL + V:貼上
CTRL + P:播放簡報
CTRL + BACKSPACE:一次刪除一個英文字(BACKSPACE一次刪除一個英文字母)
Prezi NEXT快速鍵整理
Prezi NEXT快速鍵整理

2017年10月26日 星期四

Word-在表格中使用合併列印資料

在 Word  文件中使用合併列印時,如果合併欄位是放在表格中,當你的資料排列是垂直由上而下依序顯示(如下圖),此例為每二列為一筆資料。
Word-在表格中使用合併列印資料
但是,當你將其運用在横式的表格(如下圖),結果和你要的結果大大有出入。因為其呈現每一筆記錄的順序是「由左而右→由上而下」所造成的。
Word-在表格中使用合併列印資料
若以本例來看,只能將兩個欄位內容放在一個儲存格中來解決。
image
如果你硬性要各欄每二列為一筆資料,則可以由資料來源下手,重新排列原始資料後,合併列印的資料會是正確的。
Word-在表格中使用合併列印資料

2017年10月24日 星期二

Excel-時間依不同時段顯示不同名稱(INT,HOUR,CHOOSE)

網友問到在 Excel 中的時間想要依不同時段顯示不同名稱,該如何處理?
如下圖,不同時段要顯示不同名稱:
08:00~15:59 顯示「早」;16:00~23:59 顯示「中」;00:00~07:59 顯示「晚」。
Excel-時間依不同時段顯示不同名稱(INT,HOUR,CHOOSE)

【公式設計與解析】
儲存格B2:=CHOOSE(INT(HOUR(A2)/8)+1,"晚","早","中")
複製儲存格B2,貼至儲存格B2:B21。
INT(HOUR(A2)/8):利用 HOUR 函數取出儲存格A2內容的「時」數,再將其除以 8 得到一個商數,此商數可能為 0, 1, 2。INT(HOUR(A2)/8)+1 可得 1, 2, 3。
將上式的「1, 2, 3」值代入 CHOOSE 函數,分別對應「晚, 早, 中」。

2017年10月23日 星期一

Excel-調整時間無條件進位至最近的15分鐘(MROUND)

網友提問:在 Excel 的工作表中有一個打卡時間的清單,如何調整其時間為大於或等於原時間並且最靠近15分鐘的時間。例如:
8:00~8:16→8:15;8:16~8:30→8:30;8:30~8:45→8:45;8:46~9:00→9:00
Excel-調整時間無條件進位至最近的15分鐘(MROUND)

【公式設計與解析】
1. 調整上班打卡
儲存格E2:
=MROUND(B2,15/(24*60))+(MROUND(B2,15/(24*60))
(1) MROUND(B2,15/(24*60))
利用 MROUND 函數調整儲存格B2內容四捨五入至最近的 15 分鐘。
(2) (MROUND(B2,15/(24*60))
判斷第(1)式的結果是否小於儲存格B2的內容,傳回 TRUE/FALSE。若傳回 TRUE,則表示第(1)式的運算執行四了四捨五入的「捨」,所以手動將其加上「15/(24*60)」。若為否,則不會加上「15/(24*60)」。(其中 15/(24*60) 表示 15 分鐘)

2. 調整下班打卡
儲存格F2:
=MROUND(C2,15/(24*60))+(MROUND(C2,15/(24*60))
公式和以上說明完全相同。

Word-快速方便的調整清單的順序

有同事問到:在 Word 的文件中,如果想要改變清單內容的順序,有沒有較方便的方法?
如下圖,如果為了調整清單內容的順序,除了不斷的執行剪下和貼上之外,還可以使用「大綱模式」來操作。
image
在整頁模式下,的確是不易執行此類的操作,既耗時又耗工。但是如果切換至大綱模式下,就方便又輕鬆多了。只要使用上移和下移按鈕,或是Alt+Shift+向上鍵或是Alt+Shift+向下鍵,即可以「段落」為單位調整順序。
操作完成,再切回整頁檢視模式即可。
image

2017年10月19日 星期四

Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?

當你要列印一個長文件時,如果要節省紙張,你可能選擇「雙面列印」。在雙面列印一個A4版面的文件後,直接由側邊裝訂即可使用。但是,如果你是使用A5版面,一頁A4要印兩頁A5,而且一張紙要印 4 頁(雙面列印),印後再切割裝訂,該如何處理?
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
假設在 Word 文件中,你有 8 頁A5版面的內容:
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
其設定為紙張:A4,方向:橫向,頁數:單面雙頁。
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
印表機設定:雙面列印、短邊翻頁。
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
雙面列印 4 頁的順序如下:
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
你只要在列印時自訂列印範圍:1,3,4,2,5,7,8,6:
(第 1 面:1/3頁、第 2 面:4/2頁、第 3 面:5/7頁、第 4 面:8/6頁)
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
列印後每張從中間切割,就可以1/2、3/4、5/6、7/8各為一頁了。
如果你的文件有很多頁,該如何輸入列印順序?可以借助 Excel 來產生列印順序:
Word-如何在A4版面雙面列印4個頁面後切割裝訂成冊?
複製儲存格A12,再貼至 Word 列印對話框中,即可列印。

2017年10月17日 星期二

Excel-新增一列資料時自動調整公式

網友提問:在 Excel 的工作表中,如何在不斷新增的儲存格範圍中找出最大值,並且當最後一個數就是最大值時,於最大值上標示紅色前景色彩,而且當不斷插入新的資料時有效。
如下圖,儲存格B2:B15裡的最大值是50(儲存格B15),所以儲存格B16標示為紅色。如何在新增資料時仍然適用原來公式?
Excel-新增一列資料時自動調整公式
由於 Excel 在你新增列或欄時,有自動調整公式的特性,如何克服這個問題?
在本例中,如果你使用:儲存格A16:=MAX(A2:A15),當你在15列和16列之間新增一列時,公式:=MAX(A2:A15)仍會維持不變。但這不是你要的。
改用以下公式:
儲存格A16=MAX(OFFSET(A2,0,0,ROW(A16)-2,1))
複製儲存格A16,貼至儲存格A16:G16。
OFFSET(A2,0,0,ROW(A16)-2,1)用以找出目前16列以上的儲存格範圍,再以 MAX 函數取儲存格範圍內的最大值。
公式自動變更如下:
Excel-新增一列資料時自動調整公式
儲存格A17:=MAX(OFFSET(A2,0,0,ROW(A17)-2,1))
使用此公式,便形成了一個動態的儲存格範圍。
接著,來設定當最後一個數就是最大值時,於最大值上標示紅色前景色彩。
選取儲存格A17:G17。在[編輯格式化的規則]對話框中設定:
類型:使用公式來決定要格式化哪些儲存格
規則:=A17=OFFSET(A17,-ROW(1:1),0)
格式:紅色前景色彩
在新增一列時,OFFSET(A17,-ROW(1:1),0)永遠對應到儲存格的上一個儲存格。
Excel-新增一列資料時自動調整公式

2017年10月16日 星期一

Excel-計算一維和二維的數列中不重覆的個數(SUMPRODUCT,COUNTIF)

網友問到:如何在 Excel 中,對於一維和二維的數列,計算不重覆的個數。(如下圖)
Excel-計算一維和二維的數列中不重覆的個數(SUMPRODUCT,COUNTIF)
【公式設計與解析】
1. 一維儲存格
儲存格A2:1/COUNTIF(C1:C24,C1:C24)
複製儲存格A2,貼至儲存格A1:A24。
儲存格B2:=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(C1:C24,C1:C24))
透過 SUMPRODUCT 函數讓公式執行陣列的運算,本公式的結果相當於:
SUM(A1:A24)
即三個相同時可得三個『1/3』,其和的結果為『1』。

2. 二維儲存格
儲存格J2:=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(F1:J6,F1:J6))
二維儲存格的運算和一維儲存格相同。

2017年10月15日 星期日

Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)

本篇文章是前二篇文章的延伸:
如下圖,如何在 Excel 的工作表中,找出分區各自的最大值所在的儲存格位址?
在下圖中,可以指定每一個分區有幾列,並且於I欄中標示每列的最大值(每列有7個儲存格數值)。當找出每一區的最大值(儲存格L3:L15)後,再找出其儲存格位址(儲存格M4:O15)。
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)
【公式設計與解析】
1. 產生序號
儲存格K4:=((ROW(1:1)-1)*$L$1+1)&"-"&ROW(1:1)*$L$1
複製儲存格K4,貼至儲存格K4:K15。
ROW(1:1)向下複製公式時,ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→ROW(3:3)=3→...。
本例中,當儲存格L6為 6 時,會依序產生1-6、7-12、13-18、…。
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)

2. 找出每區最大值
儲存格L4:=MAX(OFFSET($B$2,(ROW(1:1)-1)*$L$1,0,$L$1,7))
(1) (ROW(1:1)-1)*$L$1
當儲存格L3為3時,公式向下複製時會依序產生 0, 3, 6, 9, …。(作為 OFFSET 函數參數中的相對起始列)
(2) OFFSET($B$2,(ROW(1:1)-1)*$L$1,0,$L$1,7)
根據儲存格L1的數值,透過 OFFSET 函數產生每一區的儲存格範圍。
(3) 再由 MAX 函數取得該範圍中的最大值。(題目有預設每一區中的數值不重覆)

3. 找出最大值的列號
儲存格M4:=MATCH(L4,OFFSET($I$2,(ROW(1:1)-1)*$L$1,0,$L$1,1),0)+$L$1*
(ROW(1:1)-1)+1
(1) OFFSET($I$2,(ROW(1:1)-1)*$L$1,0,$L$1,1)
利用 OFFSET 函數找到每一區的儲存格範圍。(例如:序號1-3區為儲存格B2:H4、序號4-6區為儲存格B5:H7)
(2) MATCH(L4,第(1)式,0)
利用 MATCH 函數找到最大值位於第(1)式傳回的儲存格範圍中的第幾個。
(3) 第(2)式+$L$1*(ROW(1:1)-1)+1
找出各區最大值在I欄中的列號。(本例在第 1 區中,最大值是在第 2 列。)
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)

4. 找出最大值的欄號
儲存格N4:=MATCH(L4,OFFSET($B$1,M4-1,0,1,7),0)+1
(1) OFFSET($B$1,M4-1,0,1,7)
根據儲存格M4所提供的最大值在I欄中的列號,透過 OFFSET 函數取得該列的儲存格範圍。(在下圖的範例中第 1 區傳回儲存格B4:H4)
(2) MATCH(L4,OFFSET($B$1,M4-1,0,1,7),0)+1
利用 MATCH 函數取得最大值的位置是 4,所以欄號是4+1=5。(因為資料由B欄開始)
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)

5. 產生各區最大值儲存格位址
儲存格O4:=ADDRESS(M4,N4,4)
使用 ADDRESS 函數將第(3)式和第(4)式取得的列和欄參數代入,即可得各區最大值的位址。

只要改變佔儲存格L1的數值,即可改變分區的列數。
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)

【延伸學習】
如果你想要像本例中可以自動標示每一區中的最大值,可以在設定格化的條件中做以下的設定。
1. 選取儲存格B2:H298,設定格式化的條件。
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)
2. 設定格式化的條件
規則類型 :使用公式來決定要格式哪些儲存格
條件公式:=B2=MAX(OFFSET($B$2,(INT((ROW(1:1)-1)/$L$1))*$L$1,0,$L$1,7))
格式:紅色前景色彩
Excel-分區查詢最大值所在的儲存格位址(ROW,MATCH,OFFSET,ADDRESS)

2017年10月14日 星期六

Excel-設定格式化的條件使用横條圖

當在 Excel 中使用設定格式化的條件時,有許多的預設樣式可供選取使用。本例要使用資料横條來練習。
如下圖,列有六種不同的呈現方式,對於正負數和圖形起始位置略有不同之處。
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
(本例中,儲存格B2=儲存格A2、儲存格B3=儲存格A3、儲存格B4=儲存格A4、...)
(A)這是 Excel 的預設值,設定:
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
最小值:類型(自動)/值(自動)
最大值:類型(自動)/值(自動)
(本例全部都勾選:僅顯示資料横條,所以不會顯示數值。)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
(B)以百分比概念,最小值為百分比=0,所以最小值沒有顯示圖形。設定:
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
最小值:類型(百分比)/值(0)
最大值:類型(百分比)/值(100)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
(C) 最小值設為50,設定:
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
最小值:類型(數值)/值(=MIN($G$2:$G$7)-50)
最大值:類型(自動)/值(自動)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
(D) 此例數列有工數和負數,設定:
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
最小值:類型(自動)/值(自動)
最大值:類型(自動)/值(自動)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
負值和座標軸的設定:(預設值)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
(E) 設定負值在中央(0)的左邊(紅色),設定正值在中央(0)的右邊。
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
最小值:類型(自動)/值(自動)
最大值:類型(自動)/值(自動)
負值和座標軸的設定:(預設值)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
(F) 正負值不分左右邊,負值以紅色顯示。
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
最小值:類型(自動)/值(=MIN($G$11:$G$16)-50)
最大值:類型(自動)/值(自動)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖
負值(預設值)和座標軸的設定(無:將負值橫條顯示為正值横條同方向)
Excel-設定格式化的條件使用横條圖

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