2017年11月28日 星期二

Word-文件中只開放部分內容可以編輯

當你建立了一個 Word 文件,如果想要兼顧可以輸入內容,又不想某些文字內容被修改,要如何處理?
參考下圖,本文件只允許黃色區域可以輸入/修改資料,其他區域不能被編輯。
Word-文件中只開放部分內容可以編輯
要解決這個問題,必須要藉助文件「限制編輯」功能!
首先,你得先開啟「開發人員」功能表。
接著,在文件中選取你允許使用者輸入資料的位置。
然後,在「限制編輯」的功能窗格中,勾選「文件中僅允許此類型的編輯方式:不允許修改制(唯讀)」。
在「例外(選用)」中選取開放給那些人。預設值為:每個人。
最後,按一下「是,開始強制保護」。你必須輸入二次相同的保護密碼。
Word-文件中只開放部分內容可以編輯
使用者將只能在開放的區域中輸入資料。
Word-文件中只開放部分內容可以編輯
你可以勾選或取消勾選「在我可以編輯的區域加上醒目標示」,即可切換顯示黃色標示。
Word-文件中只開放部分內容可以編輯
如果你要開放編輯的區域分佈在多個區域,則可以按著 Ctrl 鍵加上滑鼠拖曳選取。
Word-文件中只開放部分內容可以編輯
即可設定多個可編輯區域:
Word-文件中只開放部分內容可以編輯

Excel-求正數最小值和負數最大值(陣列公式)

在 Excel 的工作表中有一個數值清單,如何求正數最小值和負數最大值?
Excel-求正數最小值和負數最大值(陣列公式)

【公式設計與解析】
選取儲存格A1:A21,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,定義名稱:數值。
1. 正數最小值
公式:{=MIN(IF(數值>0,數值,""))}
以上為陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{{}」。

2. 負數最大值
公式:{=MAX(IF(數值<0 p="">
以上為陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{{}」。

Excel-對符合條件者排序(SUMPRODUCT)

(網友提問)當你在 Excel 的工作表中對一個成績清冊的某個欄位排序時,如果想要只對某些符合條件的資料來排序,該如何處理?
如下圖,若本例設定只顯示英文超過 88 者的排名,並且標示前三名。
Excel-對符合條件者排序(SUMPRODUCT)

【公式設計與解析】
先選取儲存格B1:E26,按Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:國文、英文、數學、總分。
1. 計算原排名
儲存格F2:=RANK(E2,總分)
複製儲存格F2,貼至儲存格F2:F26。
2. 計算符合條件的排名
儲存格E2:=IF(C2>85,SUMPRODUCT((英文>88)*(總分>E2))+1,"")
利用雙條件:(英文>88)*(總分>E2),讓 SUMPRODUCT 函數計算由第一個儲存格(E2)開始至每個儲存格的範圍中,大於本身儲存格的個數。(模擬 RANK 功能)
3. 將前3名標示星號
若要將前3名標示星號,則在設定好上述公式後,再透過設定格式化的條件來處理。
勾選「只顯示圖示」。(表示不顯示數值)
設定 >=4 時不顯示圖示,否則顯示星號。
Excel-對符合條件者排序(SUMPRODUCT)

2017年11月27日 星期一

Excel-初探2016版的新增圖表

Excel 的圖表工具是實用的好幫手!在 Excel 2016 中又新增了六種實用的圖表工具。最近有試著來練習看看。
Excel-初探2016版的新增圖表

1. 矩形式樹狀結構圖
矩形會依數值大小而定,同一類別給予相同色彩,總和大者在左邊,單項大者在上方。
Excel-初探2016版的新增圖表

2.放射環狀圖
相同類別給予相同色彩,並依數值大小的順序顯示。
Excel-初探2016版的新增圖表

3.瀑布圖
顯示增加/減少的概念呈現,圖中也含有累計的概念。
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4.長條圖
將所有資料予以分組(依最大和最小之間分組,並可自訂組數),顯示次數分配圖。
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5.盒鬚圖
統計圖中會依分組標示:最大值、75%四分位數、50%四分位數、25%四分位數、最小值和平均數等。
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6. 3D地圖
結合地圖(資料表中必須要有地圖位置名稱)在其中顯示統計圖表,並可以錄製視訊。
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2017年11月26日 星期日

多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。

當大家拿 Google 試算表來協作時,但又不想要每一個人都能編輯所有資料時,該如何處理?
在下圖中,當我建立了一個 Google 試算表,想要邀請甲和乙來協作,但希望甲只能編輯儲存格C2:C4,而乙只能編輯儲存格C5:C7,該如何處理?
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
參考以下做法:
當建立了基本的 Google 試算表後,點選「共用」來設定協作的人員:
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
將甲和乙兩個人加入,並且設定可以編輯:
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
接著,在工作表名稱上按一下右鍵,並選取「保護工作表」:
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
給予這個設定一個名稱,本例:甲編輯。再選取「選圍」,並點選下方儲存格右側的方格,接著選取一個儲存格範圍。
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
接著按下「設定權限」:
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
將乙取消勾選:(留下甲是勾選狀態)
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
結果如下:
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
相同的做法來設定乙可以編輯儲存格C5:C7。
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
當甲(乙)要編輯只限乙(甲)編輯的儲存格範圍時,會顯示錯誤訊息:
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。
如此,便能讓不同的協作人員各編各的儲存格,一起來協作了。
多人協作一個Google試算表,但是各編各的儲存格。

2017年11月25日 星期六

Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖

網友在製作 Excel 圖表時遇到一些問題,例如:在下圖中的表格中兩列都是數字時,如何製作 X 軸和 Y 軸交換的圖表(直條圖和橫條圖)?
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖
參考以下的做法:
1. 製作直條圖(A 為 X 軸,B 為 Y 軸)
先選取儲存格B1:H2後,新增一個直條圖。下圖是預設的結果:
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖
接著,請修改資料來源:
項目(數列):取消勾選「A」,
水平(類別):按一下「編輯」,選取儲存格C1:H1。
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖
結果如下:
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖

2. 製作橫條圖(A 為 Y 軸,B 為 X 軸)
先選取儲存格B1:H2後,新增一個橫條圖。下圖是預設的結果:
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖
接著,請修改資料來源:(和製作直條圖的設定相同)
項目(數列):取消勾選「A」,
水平(類別):按一下「編輯」,選取儲存格C1:H1。
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖
結果如下:
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖

【延伸練習】
試著產生以下圖表:
Excel-利用2個數列製作直條圖和橫條圖

2017年11月23日 星期四

如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?

當你利用 PowerPoint 做好了一份含有多張投影片的簡報,你有可能需要其中的每張投影片分別儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件,該如何處理?
用以下的 PowerPoint 簡報中的 9 張投影片,分別儲存為 9 個圖片檔和 9 個簡報檔和 9 頁的 Word 文件。
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
1. 將簡報中的每張投影片儲存為圖片檔
在儲存檔案時選取圖片格式其中一種檔案格式:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
再選取要匯出的投影片數量:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
每一張投影已儲存為一個圖片檔:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?

2. 將簡報中的每張投影片儲存為簡報檔
選取[檔案/共用]的「發佈投影片」,再選取「發佈投影片」:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
再選取要發佈的投影片,按一下「發佈」:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
一共產生了 9 個簡報檔:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?

3. 將每張投影片做成一頁的 Word 文件
選取[檔案/匯出]的「建立講義」,再選取「建立講義」:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
選取一張版面配置方式:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?
結果如下:
如何將PowerPoint簡報中的每一張投影片儲存為圖片檔、簡報檔、Word文件?

2017年11月22日 星期三

Excel-在幣別+金額的清單中計算各種幣別的小計(SUMPRODUCT,LEFT,MID)

在 Excel 的工作表中(參考下圖)有一個數列是幣別和金額的清單,如何使用公式計算各個幣別的總和?
下圖中有三種幣別的數列清單,要分別計算這三種幣別的金額小計。(特別注意:類別和金額的數列清單的格式是文字)
Excel-在幣別+金額的清單中計算各種幣別的小計(SUMPRODUCT,LEFT,MID)

【公式設計與解析】
儲存格D2:=SUMPRODUCT((LEFT($A$2:$A$24,3)=F2)*MID($A$2:$A$24,4,10))
複製儲存格D2,貼至儲存格D2:D4。
(1) LEFT($A$2:$A$24,3)=F2
使用 LEFT 函數取得陣列中每個儲存格的前3個字元,並判斷是否和儲存格F2相同,傳回 TRUE/FALSE
(2) MID($A$2:$A$24,4,10)
使用 MID 函數取出第3碼之後的所有數字(數字長度不固定,所以使用參數10,可以取出10個數字以內的所有數字。)
參考下圖:
Excel-在幣別+金額的清單中計算各種幣別的小計(SUMPRODUCT,LEFT,MID)

2017年11月20日 星期一

Excel-繪製甘特圖

甘特圖是以日期為核心來呈現工作進度的一種圖表,如果要使用 Excel 的統計圖來呈現,該如何處理?(參考下圖)
Excel-繪製甘特圖

【設計與解析】
1. 根據起始日期和結束日期來找出兩個日期的差距。
(1) 取得起始日期的數值,儲存格F2:=N(B2)
(2) 計算兩個日期之間的差距,儲存格G2:=C2-B2
2. 選取儲存格E1:G11,選取「堆疊橫條圖」。
Excel-繪製甘特圖
選取一種圖表格式:
Excel-繪製甘特圖
3. 在座標軸格式中,設定最小值(本例:42736,此數代表2017/1/1)。
Excel-繪製甘特圖
4. 設定座標軸格式中的類別類型。
Excel-繪製甘特圖
結果可以修改色彩:
Excel-繪製甘特圖
Excel-繪製甘特圖
Excel-繪製甘特圖

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