2018年8月14日 星期二

小心!Google小組硬碟成員的權限,至少要有一個具有完整權限。

Google雲端硬碟中的「小組硬碟」是一個十分好用的工具,我在教學過程中建立一個測試用的小組硬碟,在邊講解邊操時,不小心就產生了一個無法處理的狀況。提出來供參考,避免以後類似狀況發生。
一個小組硬碟可以加入其他成員,在管理這些人的權限時,會有四種選項可以選取:「完整權限、編輯權限、註解權限、檢視權限」,權限由大到小,其中完整權限可以管理成員。
Google-小心!小組硬碟成員的權限,至少要有一個具有完整權限。
(如下圖)當新增一位成員後,不小心將自己(最初管理者)的權限設定為「編輯」,第二個成員的權限設定為「註解」。
因為完整權限者才有權刪除成員和該小組硬碟,所以目前的二位成員都不具備此項權限。所以該小組硬碟既無法刪除,也無法移除成員,也無法更改成員的權限。因此該小組硬碟就會像幽靈一般的存在,但卻無法有其他的功能。
其實 Google 應該要在操作過程中,檢查每個小組硬碟是否至少要存在一個成員具有完整權限,不能讓所有人都沒有完整權限的情況發生。
Google-小心!小組硬碟成員的權限,至少要有一個具有完整權限。
Google-小心!小組硬碟成員的權限,至少要有一個具有完整權限。

2018年8月11日 星期六

Excel-多條件的OR運算(SUMIFS,SUMPRODUCT,WEEKDAY)

在多條件的運算中,有些要執行邏輯 AND 運算,有些要執行邏輯 OR 運算。以下的例子中,是要求取符合多個被選取的星期幾者的小計。(參考下圖)
Excel-多條件的OR運算(SUMIFS,SUMPRODUCT,WEEKDAY)

【公式設計與解析】
選取A欄至D欄中的資料,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:人員、日期、星期、數量。

1. 利用 SUMIF 函數加總多個結果
儲存格F5:=SUMIFS(數量,人員,F$4,星期,"星期一")+SUMIFS(數量,人員,F$4,星期,
"星期三")+SUMIFS(數量,人員,F$4,星期,"星期五")
如果使用三個 SUMIF 函數,分別求取固定條件:「星期一、星期三、星期三」的結果,但是該結果沒有彈性,條件更改時,要修改參數。

2. 利用陣列公式加總多個結果
{=SUM(IF(人員=F$4,IF(星期={"星期一","星期三","星期五"},數量),""))}
這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。
如果利用陣列公式,可簡化公式長度。其中公式「SUM(IF(…」和函數「SUMIF」的觀念相同。

3. 利用 SUMPRODUCT 函數加總多個結果
儲存格F5:=SUMPRODUCT((WEEKDAY(日期,2)=($F$2:$L$2="V")*COLUMN
($A:$G))*(人員=F$4)*數量)
如果利用 SUMPRODUCT 函數,則可以達到較為彈性的方式來計算每個人員選取不同星期幾的小計。
條件:WEEKDAY(日期,2)=($F$2:$L$2="V")*COLUMN($A:$G)
WEEKDAY(日期,2):傳回數字 1~7 代表星期一 ~星期日。
Excel-多條件的OR運算(SUMIFS,SUMPRODUCT,WEEKDAY)
其傳回順序,恰好對應圖中的儲存格F1:L1。
Excel-多條件的OR運算(SUMIFS,SUMPRODUCT,WEEKDAY)
COLUMN($A:$G):代表 1~7 的陣列。
($F$2:$L$2="V")*COLUMN($A:$G):在陣列中會傳回 $F$2:$L$2="V" 條件成立者對應的COUMN 數。

【延伸練習】
如果要將第2式改為像第3式是只計算有勾選的項目,該如何處理公式?
參考答案:
儲存格F5:{=SUM(IF(人員=F$4,IF(WEEKDAY(日期,2)=($F$2:$L$2="V")*COLUMN
($A:$G),數量),""))}
這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。

2018年8月8日 星期三

Excel-計算符合多條件的個數(COUNTIFS,SUMPRODUCT)

在 Excel 中,如果使用 COUNTIF 函數,可以計算儲存格範圍內符合一個條件的個數,如果要在多個範圍內計算符合多個條件的個數,則要利用 COUNTIFS 函數。
Excel-計算符合多條件的個數(COUNTIFS,SUMPRODUCT)
如果你使用的 Excel 版本沒有提供 COUNTIFS 函數,可以使用 SUMPRODUCT 函數取代。例如:
使用 COUNTIFS 函數:
儲存格F2:=COUNTIFS(國文,">=60",英文,">60",數學,">=60")
其中的三個條件「國文,">=60"」、「英文,">60"」、「數學,">=60"」,是以邏輯 AND 執行運算。
以 SUMPRODUCT 函數取代:
儲存格F2:=SUMPRODUCT((國文>=60)*(英文>=60)*(數學>=60))
其中的「*」運算,也是執行邏輯 AND 運算

Excel-小數和分數的格式轉換

在 Excel 中,帶小數的數值有可能會要以分數呈現,該如何做小數和分數格式的轉換?(參考下圖)
image

【格式設定】
1. 小數(指定小數點 4 位)
在儲存格格式中設定,格式:0.0000
2. 分數(指定分母 10000)
在儲存格格式中設定,格式:?/10000
3. 分數(指定分母 1000)
在儲存格格式中設定,格式:?/1000
因為小數是 4 位,而分數的分母是 10000,所以分子會四捨五入至最接近值。
4. 分數(指定分母 25000)
在儲存格格式中設定,格式:?/25000
因為小數是 4 位,而分數的分母是 25000,所以分子會四捨五入至最接近值。
Excel-小數和分數的格式轉換

2018年8月7日 星期二

在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例

在Microsoft Office 2016中有提供增益集功能,以擴充原有功能。以下要以建立QR Code為例來操作。
1. 在「插入」功能表中點選「我的增益集」中的「查看全部」。
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例
目前我的增益集中是空的,點選:Office市集,從市集來增加。
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例
有些增益集需要付費,找到你想要的(本例:Office QR)。
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例
新增成功後,會產生該增益集的功能窗格。
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例
設定 QR Code 的內容後,即可新增 QR Code 圖片。
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例
例如:翻譯工具。
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例
Word to HTML:
在Microsoft Office 2016中使用增益集-以建立QR Code為例

利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字

能夠將圖片中的文字辨識出來,對於文書工作者而言,是一大福音。而 Google Keep 和Microsoft OneNote 都能做到這個功能。
在 Keep 中的記事裡插入一張圖片,再選取「擷取圖片文字」:
利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字
圖片裡的文字隨即會產生於記事裡:
利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字
測試簡體字,依然可以:
利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字
若是日文字或韓文字就不提供擷取文字功能。
利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字
利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字
若是以 OneNote 來測試相同的內容,只要在圖片上按右鍵,選取「複製圖片的文字」,即可將辨識好的文字置於剪貼簿中。這四種文字都有提供辨識功能,但是也是只有正體字和簡體字得到正確結果。
利用Google Keep和Microsoft OneNote取出圖片中的文字

2018年8月4日 星期六

Excel-找出每個月、各個星期幾的最大值及最小值(MONTH,WEEKDAY,ROW)

在 Excel 的日期清單中(如下圖),如何找出每個月、每個星期幾的最大值和最小值?
本篇練習重點:陣列公式、名稱定義、WEEKDAY 函數、MONTH 函數、ROW 函數、MAX 函數、MIN 函數、IF 函數、。
image

【公式設計與解析】
選取儲存格A1:C50,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:日期、星期、數值。

1. 每個星期幾的最大值
儲存格F2:{=MAX(IF(WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1),數值,""))}
這是陣列公式,輸入完成要按 Ctrl+Shift+Enter 鍵,Excel 會自動加上「{}」。
(以下各個公式都是陣列公式)
複製公式儲存格F2,貼至儲存格F2:F8。
在陣列公式中,利用 WEEKDAY 函數利用參數「2」(值回值1~7對應星期一~星期日),判斷是否為星期一(ROW(1:1)=1),如果是星期一者,傳回對應的數值陣列。
image
當公式向下複製時,ROW(1:1)=1→ROW(2:2)=2→ROW(3:3)=3→...。
根據傳回對應的數值陣列,利用 MAX 函數取得其中的最大值。
2. 每個星期幾的最小值
儲存格G2:{=MIN(IF(WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1),數值,""))}
複製公式儲存格G2,貼至儲存格G2:G8。
根據傳回對應的數值陣列,利用 MIN 函數取得其中的最小值。
3. 每個月的最大值
儲存格F11:{=MAX(IF(MONTH(日期)=ROW(1:1),數值,""))}
複製公式儲存格F11,貼至儲存格F11:F16。
在陣列公式中,利用 MONTH 函數判斷是否為一月(ROW(1:1)=1),如果是一月,傳回對應的數值陣列。
4. 每個月的最小值
儲存格G11:{=MIN(IF(MONTH(日期)=ROW(1:1),數值,""))}
複製公式儲存格G11,貼至儲存格G11:G16。
5. 每個月各個星期幾的最大值
儲存格G19:{=MAX(IF((WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*(MONTH(日期)=
COLUMN(A:A)),數值,""))}
複製公式儲存格G19,貼至儲存格G19:K25。
其中「WEEKDAY(日期,2)=ROW(1:1))*(MONTH(日期)=COLUMN(A:A))」的「*」,乃執行邏輯 AND 運算。即要符合二個條件者,傳回其對應的數值陣列。

利用Microsoft Edge來朗讀文件中的文字

最近在網路上有網友介紹使用 Microsoft Edge 來朗讀網頁文字,我們是否也可以拿來讓電腦幫忙唸一些文件的內容?參考以下做法。
1. 首先,在 Word 文件中輸入一些文字內容。
2. 接著,將該文件另存新檔為PDF格式的檔案。
利用Microsoft Edge來朗讀文件中的文字
3. 在檔案總管中指定這個PDF檔由 Microsoft Edge 開啟。
利用Microsoft Edge來朗讀文件中的文字
4. 在 Edge 中選取選單中的「大聲朗讀」。
利用Microsoft Edge來朗讀文件中的文字
Edge 隨即逐字唸出該文件中的每一個文字。
利用Microsoft Edge來朗讀文件中的文字
在大聲朗讀工具列中,你可以選取朗讀上一行/下一行的文字,也可以選取不同的朗讀聲音。
利用Microsoft Edge來朗讀文件中的文字

2018年8月2日 星期四

PowerPoint-善用動畫功能製作動畫

今天為學生上課時,希望學生能在短短的課程中,利用 PowerPoint 的「動畫」功能來製作一些簡單的動畫效果。
利用動畫窗格的時間軸,使用「與前動畫同時」或「接續前動畫」的動作,再配合設定動畫期間及延遲時間,各種排列組合之下,可以巧妙做出許多動畫效果。在動畫窗格中,配合時間軸,可以看到每個動畫播出的時間點和播放的長度。而進入效果、強調效果、結束效果分別以不同色彩表示。
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
範例一:
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
(旋轉物件的旋轉方向,因錄製軟體讓你的視覺而有順時針或逆時針旋轉的差異。)
設定如下:
(1) 向下箭號:飛入;效果選項:自右下角
【動畫設定】開始:接續前動畫/期間:03:00/延遲:00:00
(2) 群組6:陀螺轉;效果選項:順時針
【動畫設定】開始:接續前動畫/期間:03:00/延遲:01:50
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫 PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
範例二:
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
先利用半框架物件做出一個如果的樣式。配合新增動畫,分別製作「進入」(綠色星號)和「結束」(紅色星號)的動畫,再搭配「與前動畫同時」或「接續前動畫」的動作,再配合設定動畫期間及延遲時間。
設定如下:
(1) 半框架1:進入/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:00:00
(2) 半框架2:進入/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:00:50
(3) 半框架1:結束/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:01:00
(4) 半框架3:進入/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:01:00
(5) 半框架2:結束/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:01:50
(6) 半框架4:進入/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:01:50
(7) 半框架3:結束/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:02:00
(8) 半框架5:進入/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:02:00
(9) 半框架4:結束/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:02:50
(10) 半框架5:結束/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:03:00
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
範例三:
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
1. 先找一張圖片,將圖片執行去背處理(格式/移除背景),產生小狗狗獨立圖片。
2. 複製小狗狗獨立圖片,再產生一張垂直翻轉/改變高度/重新著色的圖片當為陰影。
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫
3. 將小狗狗獨立圖片和原始圖片重疊,並設定小狗狗獨立圖片在最上層。
4. 選取原始圖片,設定如下:
(1) Picture2(原圖):結束/淡出
【動畫設定】開始:接續前動畫/期間:04:00/延遲:00:00
(2) Picture2(陰影):進入/淡出
【動畫設定】開始:與前動畫同時/期間:01:00/延遲:03:00
PowerPoint-善用動畫功能製作動畫 PowerPoint-善用動畫功能製作動畫

2018年7月29日 星期日

Excel-清單中的多條件小計(SUMPRODUCT,SUMIFS)

網友常問到在 Excel 中要執行多條件的小計相關問題,以下的例子(參考下圖),是利用 SUMPRODUCT 函數和 SUMIFS 函數來加以比較,以利學習。
Excel-清單中的多條件小計(SUMPRODUCT,SUMIFS)

【公式設計與解析】
首先,定義名稱。
選取儲存格A1:C40,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:日期、動作、金額。
Excel-清單中的多條件小計(SUMPRODUCT,SUMIFS)
名稱定義,結果如下:
Excel-清單中的多條件小計(SUMPRODUCT,SUMIFS)
接著,輸入公式。
1. 使用 SUMIFS 函數
儲存格F3:=SUMIFS(金額,日期,$E$1,動作,$E3&"*",動作,"*"&F$2)
其中:
條件一:日期,$E$1
在日期陣列中取得符合儲存格E1內容者。
條件二:動作,$E3&"*"
「$E3&"*"」使用萬用字「*」,取得「動作」陣列中符合儲存格E3內容起始的文字。
條件三:動作,"*"&F$2
「"*"&F$2」使用萬用字「*」,取得「動作」陣列中符合儲存格F2內容結尾的文字。

2 使用 SUMPRODUCT 函數
儲存格F3:
=SUMPRODUCT((日期=$E$1)*(LEFT(動作,1)=$E3)*(RIGHT(動作,1)=F$2)*金額)
條件一:日期=$E$1
在日期陣列中取得符合儲存格E1內容者。
條件二:LEFT(動作,1)=$E3
利用 LEFT 函數,取得「動作」陣列中最前一個字元符合儲存格E3內容者。
條件三:RIGHT(動作,1)=F$2
利用 RIGHT 函數,取得「動作」陣列中最後一個字元符合儲存格E3內容者。

2018年7月28日 星期六

Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)

Line 在台灣地區是很受歡迎的通訊軟體,在 Line 中除了傳遞文字、語音、影片等訊息之外,現在已結合了 Google 地圖,可以即時傳遞位置資訊了。這是個相當實用的功能,因為告訴別人你在那裡,或是引導別人到某個地點,在日常中實常會用到。
Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)
參考以下的做法:
在 Line 中點選「+」圖示,再點選「位置資訊」。
Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖) Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)
現在會在 Google 地圖上顯示你目前的位置,你也可以滑動地圖改變想要顯示的位置。或者在搜尋框中輸入一個地點(本例:文昌宮)。
Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖) Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)
地圖隨即顯示該地點,點選這個地點,就可以送傳這個地點的位置資訊。收到訊息的人,可以點選這個位置資訊。
Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖) Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)
當點選這個位置資訊,隨即會在 Line 裡面顯示該地點在 Google 上的位置,若是點選標示的名稱,你還可以選取:以其他應用程式打開、尋找路徑、傳送至其他聊天室、公開所在位置。
Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖) Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)
若是選取「以其他應用程式打開」,會顯示你的手機中所安裝和地圖相關的App,再選取你要開啟的 App。若是選取「尋找路徑」,則會開啟 Google 地圖,並且 Google 會幫你規劃路徑。
Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖) Google-在Line中傳遞位置資訊(使用Google地圖)

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