2018年4月21日 星期六

利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁

當你在Google雲端硬碟的一個資料夾置放了數個檔案(如下圖),想要開放給他人下載,除了開放共用之外,如何製成網頁讓使用者下載?
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
如果要製成網頁,最簡單且免費的方式是利用:Google協作平台。你只要花 5 分鐘的設計時間,便可以完成。參考以下的操作方式:
1. 在Google雲端硬碟新增一個「Google協作平台」文件。
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
2. 在「插入」標籤下,點選:插入雲端硬碟檔案。
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
3.在雲端硬碟中找到供下載的資料夾,並點選「插入」。
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
4.調整檔案下載區的大小。
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
5.點選「設定」圖示(齒輪),並選取檢視類型為「清單檢視或格狀檢視」。其中:
清單檢視:顯示檔案名稱、修改日期、檔案擁有者等資訊。
格狀檢視:顯示預覽圖示及檔案名稱。
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6.接著點選「發佈」。
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7.先設定你的檔案下載網頁的網址。(輸入網址後,系統會告訢你該網址是否可用。)
8. 接著要設定誰可以檢視這個網頁,請點選:管理。
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9.點選:已發佈-任何使用者皆可尋找及檢視的右側「變更」。
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10.在此選取:發佈後要讓所用人或是特定使用者檢視。
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11.點選:發佈,即可完成發佈。
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12.當使用者輸入你設定的網址,雖然看到了網頁,但看不到可以下載的檔案。
(因為目前檔案資料夾仍未開放給使用者可以使用)
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13.回到雲端硬碟並找到資料夾,並且在資料夾按右鍵點選「共用」。
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14.設定該檔案的存取權。(例如:開啟-公開在網路上)
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
15.如此,使用者便可以看到檔案內容,並可選擇檔案進行檢視或下載。
利用Google協作平台將Google雲端硬碟的檔案製成下載網頁
16.使用者如果在上圖中點選右上角的「開啟Drive folder, 檔案」圖示,便會展開為Google雲端硬碟頁面,將可以一鍵下載全部檔案。
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2018年4月19日 星期四

隱藏共用Google文件的使用者檢視記錄

當在 Google 雲端硬碟和他人共用文件時,Google 預設會留下各種的檢視和編輯等記錄。現代人常常會面臨「已讀不回」的現象!「已讀不回」有各種可能的原因,但是卻會引來各種的揣測。有時,你會不想讓人知道「朕已讀」!
如果你是 G Suite 使用者,現在 Google 可以讓共用對象調整隱私設定,共用對象可以設定不讓他人看到自己的檢視記錄。而且 G Suite 使用者的文件若開放給非 G Suite 使用者,這些使用者也可以設定調整。(目前 Google 的一般帳號並沒有提供該功能)
隱藏共用Google文件的使用者檢視記錄
文件所有人在[工具]功能表中選取「活動資訊主頁」時:
隱藏共用Google文件的使用者檢視記錄
可以檢視共用對象及所有檢視者的檢視資訊:
隱藏共用Google文件的使用者檢視記錄
共用對象的作法:在[工具]功能表中選取「活動資訊主頁隱私設定」來更新隱私權設定。
隱藏共用Google文件的使用者檢視記錄
可以設定是否要顯示檢視所有文件、試算表和簡報檔案的紀錄,或是是否要檢視這份文件的紀錄的設定。
隱藏共用Google文件的使用者檢視記錄

2018年4月16日 星期一

在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑

當你在編輯 Word 文件、Excel設算表,如果想在版面的頁首或頁尾加上檔案路徑,以方便日後找尋檔案,該如何處理?
1. Word文件
請先進入頁首/頁尾的編輯狀態中,再選取「設計/插入」功能表中的「文件資訊/檔案路徑」。下圖中在頁首會插入該文件的檔案路徑,這是一個功能變數,會隨著檔案被儲存於不同位置,而有不同的路徑。
在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑
你也可以選取「插入/快速組件」中的「功能變數」:
在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑
再選取功能變數:FileName,並且勾選「將徑加到檔名」。
在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑

2. Excel試算表
在「版面設定」中選取「頁首/頁尾」,再於下拉式清單中選取路徑+檔名。
在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑
或是在「版面設定」中選取「頁首/頁尾」,並選取自訂頁首或是自訂頁尾:
在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑
接著選取「插入檔案路徑」:(自動插入「&[路徑]&[檔案]」,這是一個功能變數,會隨著檔案被儲存於不同位置,而有不同的路徑。)
在Word文件和Excel試算表的頁首或頁尾中插入檔案路徑

2018年4月14日 星期六

在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片

學習者在學習過程中,對於文字和語言的轉換十分重要,微軟利用人工智慧來做翻譯工作。如果你想在使用 Word、PowerPoint、Outlook 時使用語音來輸入文字,則可以下載微軟提供的擴充程式:
下載網址:https://dictate.ms/
下載適合你的 Office 版本(32位元或是64位元)
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
安裝完成後,在 Word 中就會多了一個工具:Dictation
切換至這個工具列,插上你的耳麥,在 From 中選取你要說的語言,在 To 中選取你要翻譯的語言。
按下 Start,開始講話,在 Word 文件中就會即產生你指定(To)的語言文字。
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
雖然我選了 Chinese Traditional,但是目前出來的還是簡體字。
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
還好,利用 Word 中的「簡轉繁」功能即可轉為繁體字。
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
在 PowerPoint 和 Outlook 中的使用方式是相同的。
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
在 Dictation 中也提供了幾個口語命令:
New line: Takes cursor to new line
Delete: Removes the last line you dictated
Stop dictation: Terminates the dictation session
Full stop or period: Types period character (.)
Question mark: Types (?)
Open quote: Types (“)
Close quote: Types (”)
Colon: Types (:)
Comma: Types (,)

另外,微軟也提供了可以將 PowerPoint 中的每張投影片直接翻譯的外掛程式。
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
下載網頁:
下載並安裝PresentationTranslator.exe
過程中可能你必須安裝部分的配合程式:
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
安裝完成後,在「投影片放映」功能表下,可以選取「翻譯投影片」:
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
指定投影片的語言和要翻譯的語言,即可進行翻譯投影片:
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
翻譯完成的投影片會產生另一個檔案,並以原檔名+「_en」命名。
在Word和PowerPoint文件中利用語音輸入文字及翻譯整個簡報中的每張投影片
註:翻譯的結果目前應該都是不完美的,但根據AI的發展,將來應該可以愈來愈好。

2018年4月13日 星期五

Excel-如何開啟XML格式的檔案

有時你取得的表格是 XML 格式,如何才能看到表格內容?
何謂XML格式,請自行參考:https://zh.wikipedia.org/wiki/XML
假設要以 Excel 來看檔案內容,以下圖為例:(將XML檔由記事本開啟)
Excel-如何開啟XML格式的檔案
參考以下的做法:
首先,要啟用「開發人員」工具列。
選取「檔案/選項」,在「自訂功能區」勾選「開發人員」:
Excel-如何開啟XML格式的檔案
此時,會增加「開發人員」功能表,其中有一個「XML」區,點選其中的「匯入」:
Excel-如何開啟XML格式的檔案
你有可能收到如下的訊息:(按「確定」按鈕)
Excel-如何開啟XML格式的檔案
接著指定匯入的資料要放在那一個儲存格,如果按一下「內容」按鈕,則可以做一些細部設定:
Excel-如何開啟XML格式的檔案
Excel-如何開啟XML格式的檔案
這個 XML 格式的檔案滙入後,內容如下:
Excel-如何開啟XML格式的檔案

2018年4月12日 星期四

Excel-計算名稱中含有關鍵字者的總和(SUMPRODUCT,SUBSTITUTE)

在 Excel 中的一個工作表(如下圖),如何根據指定的項目名稱來計算合乎的品名之加總領用量。
例如:罐子就有多種的樣式,也就是品名中含有『項目』的內容,合於項目的要挑出來予以加總。
Excel-計算名稱中含有關鍵者的總和(SUMPRODUCT,SUBSTITUTE)

【公式設計與解析】
先將儲存格範圍定義名稱。選取儲存格A1:B12,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:品名、領用量。
儲存格E2:=SUMPRODUCT((SUBSTITUTE(品名,D2,"")<>品名)*領用量)
(1) SUBSTITUTE(品名,D2,"")<>品名
在 SUMPRODUCT 函數中,利用 SUBSTITUTE(品名,D2,"") 將每品名的名稱,以空白取笩儲存格D2。若結果和原來品名不相同,則表示該品名中含有儲存格D2的內容。其結果會傳回 TRUE/FALSE 陣列。
(2) (SUBSTITUTE(品名,D2,"")<>品名)*領用量
將第(1)式傳回的 TRUE/FALSE 陣列乘以『領用量』,於 SUMPRODUCT 函數中將讓式的結果予以加總。

2018年4月7日 星期六

Excel-取代公式中含有*字元的字串

在 Excel 中的工作表有許多公式(參考下圖),如果想將公式中的「*30%」全部置換為「*40%」,該如何處理?
因為,Excel 接受萬用字元(*和?),但是使用時要在字元前面加上「~」。
所以,本例可將尋找目標設定為:~*30%,取代成設定為:*40%。
再執行「全部取代」即可。
Excel-取代公式中含有*字元的字串

2018年4月5日 星期四

Excel-計算加總時避開文字發生的錯誤(IFERROR)

如下圖,在 Excel 中如果想要:求year>10且month>21且code>16之data總和,而data的內容可能含有文字,該如何處理才能避免傳回錯誤訊息並且正確運算?
Excel-計算加總時避開文字發生的錯誤(IFERROR)

【公式設計與解析】
選取儲存格A3:D19,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:year、month、code、data。
公式一:{=SUM((year>10)*(month>21)*(code>16)*data)}
當你使用這個陣列公式,當data資料範圍中輸入了一個以上的文字,其結果會傳回錯誤訊息。該如何改善?
公式二:{=SUM((year>10)*(month>21)*(code>16)*IFERROR(data*1,0))}
該公式中使用:IFERROR(data*1,0)
當 data 資料陣列在執行「*1」運算時,若儲存格內容是文字,其會傳回錯誤訊息,利用 IFERROR 函數將其轉換為 0,再由 SUM 函數加總。就不會傳回錯誤訊息!

2018年4月4日 星期三

Word-合併多個文件檔時保留原文件各自的頁首和頁尾

如果你有多個 Word 文件檔,假設每一個有各自的頁首與頁尾,當你把這三個檔案合併成一個時,只會保留第一個文件的頁首和頁尾。該如何在合併檔案時,保留檔案原始的頁首和頁尾?(參考下圖,以三個文件檔為例。)
Word-合併多個文件檔時保留原文件各自的頁首和頁尾
可以參考如下做法:
在第一個文件的最後(即要插入第 2 的文件的位置),選取「版面配置/分隔符號」,再選取「分節符號/下一頁」。(用以在新的一頁開始新的一節)
然後在新的一頁,選取「插入/文字檔」,再選取要插入的檔案。循環該步驟,將要連接的文件依此方法插入。
Word-合併多個文件檔時保留原文件各自的頁首和頁尾
本例中三個檔案的頁首和頁尾都是各自保留。
Word-合併多個文件檔時保留原文件各自的頁首和頁尾

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