2018年1月5日 星期五

使用Google文件的對話功能進行團隊共筆

當多人編輯一份文件進行協作時,除了輸入資料這個基本工作,過程中的對話機制是很重要的。如何能快速而迶效的傳遞訊息,讓編輯工作不會陷於反覆不斷的修正,而且能正確讓團隊成員知悉各自的看法,相對更是重要的歷程。
以下用Google文件的編輯為例,來稍微描述Google在共享文件編輯時的對話機制。本例假設這個文件有二個使用者共用:A使用者:文件原始擁有者/B使用者:文件共用者。
1. 使用建議操作
B使用者在編輯文件時啟用「建議操作」,並輸入一些建議。
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B使用者所輸入的文字會以不同色彩標示之外,視窗右側會顯示編輯的內容和編輯的時間。
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A使用者會看到B使用者的操作建議,並且可以針對B使用者的建議文字加以回覆。(二個使用者不一定都要在線,何時回覆都可以。)
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A使用者可以可以選取「工具/查看修訂建議」:
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可以選取要接受或是拒絶相關的建議,除了全部一次處理之外,也可以使用視窗右側的每一個編輯建議,逐一給予接受建議(V)或是拒絶建議(X)。
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2. 使用註解功能
先前所提的「建議操作」也是一種註解,使用者也可以以註解方式來對和共用的使用者對話。先將插入點移至要加上註解的位置,點選右上角的「註解」,再點選「+註解」以新增註解。
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例如:A使用者輸入註解內容後,點選「留言」。
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B使用者看到這個註解後,可以加以回覆或是點選「解決」,若點選了「解決」,則會將討論標示為已解決並予以隱藏。
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B使用者也可以使用插入註解的方式,和A使用者對話。
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共用文件的每位使用者也可以將一個註解取得超連結,並傳送給其他使用者,指定該使用者來處理這個註解。以分派工作的方式讓團隊運作。
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每個使用者可以在編輯註解時,使用「@」再加上使用者的ID來指定給某使用者,輸入註解後勾選「指派給…」,再點選「指派」,該使用者會收到一個通訊訊息。
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3. 使用即時通訊
如果共用文件的使用者同時已在線上(看是否出線頭貼來判斷),可以透過「訊息」功能來即時傳遞即時訊息,互相對話討論。但是所有的討論過程訊息並不會儲存在文件中,一旦離線或是關閉文件,訊息也會隨之消失。
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