2018年3月14日 星期三

Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵)

(教學範例)在文書處理過程中,有很多的動作常會多次重覆,如何能以快速的方式產生想要的結果?除了可以加速作業流程之外,也可以避免因錯誤產生的不一致。
參考以下的做法,要以 F4 鍵和 Ctrl+D 鍵來加快速度。
例如在 Word 文件中,若要在幾個分開的文字上設定為紅色,可以如何處理才會快速?
1. 將「頁首」的字型色彩設定為紅色。
2. 接著選取「頁尾」,按 F4 鍵;再選取「封面」;按 F4 鍵。再選取「文字方塊設計」,按 F4 鍵。
Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵)
如果要產生上圖中三個箭頭圖案,則可以:
1. 建立第一個箭頭圖案,並選取該圖案。
2. 按 Ctrl +D 鍵,自動複製一個箭頭圖案;再按 Ctrl +D 鍵,再複製另一個箭頭圖案。

例如在 Excel 的工作表中,如何使用 Ctrl+D 鍵?(參考下圖)
1. 在儲存格B2中輸入公式(本例:=A2^2)。
2. 選取儲存格B3:B14,然後按 Ctrl+D 鍵。(結果相當於複製儲存格B2的公式)
Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵) Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵)
如果想要標示部分儲存格為紅色,可以:(參考下圖)
1. 選取儲存格A4:B4,設定字型色彩為紅色。
2. 選取儲存格A10:B10,按 F4 鍵;選取儲存格A12:B12,按 F4 鍵。
Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵)
或是建立好一個圖表之後,選取該圖表,再按 Ctrl+D 鍵,複製該圖表,再進行變更圖表類型。如此,也可以加快圖表的產生。
Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵)

例如在 PowerPoint 中,可以善用 Ctrl+D 鍵快速產生多個相同物件,再利用對齊和上/下層的設定來完成下圖。
Word,Excel,PowerPoint的重覆操作(F4鍵,Ctrl+D鍵)
如果在此狀態下,要調整部分方塊的色彩,則可以設定好第一個方塊的色彩後,逐一點選想要修改的方塊,再按 F4 鍵即可。
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