2018年10月29日 星期一

將Google表單產生的統計圖表放到Word文件中使用

學生問到:利用 Google 表單讓人填答後,會自動產生回覆結果的統計圖表(如下圖),如何能取用這些已經製作好的統計圖?
做法很簡單,參考以下的做法:
先把滑鼠移至圖表上,視窗右側會出現「複製」圖示,點選這個圖示。(進行複製工作)
將Google表單產生的統計圖表放到Word文件中使用
接著,在網址列輸入:doc.new,用以產生一個新的 Google 文件。
在文件中按一下 Ctrl+V 鍵,會貼上剛剛複製的圖表。
將Google表單產生的統計圖表放到Word文件中使用
再選取「檔案/下載格式/Microsoft Word(.docx)」,以下載圖表所在的文件。
將Google表單產生的統計圖表放到Word文件中使用
打開下載好的 Word 文件,即可看到圖表置於 Word 中了。(不過,放到 Word 文件中的統計圖是一張一張的圖片,無法進一步進行編輯。)
將Google表單產生的統計圖表放到Word文件中使用

2018年10月27日 星期六

利用Chrome顯示YouTube的子母畫面

工作、教學時使用YouTube播放影片,有時會需要用到子母畫面的方式。例如播放影片時想要同時顯示講義、教材。目前 Google Chrome 70已有內置了播放YouTube的子母畫面功能了。
當你播放一個YouTube影時:
利用Chrome顯示YouTube的子母畫面
在影片有一下右鍵,會顯示如下的選單:
利用Chrome顯示YouTube的子母畫面
連續再按一下右鍵,則會出現另一個選單,其中就有「子母畫面」:
利用Chrome顯示YouTube的子母畫面
使用子母畫面時,當你在做別的工作時,這個子畫面會置於視窗的最上層。子畫面可以改變大小和任意移動位置。
利用Chrome顯示YouTube的子母畫面
同時間,只能有一個YouTube影片被設為子畫面。而Chrome的標籤會顯示那個標籤正在播放子母畫面的內容。
利用Chrome顯示YouTube的子母畫面

2018年10月24日 星期三

Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表

在 Outlook 中收到一封郵件,裡頭有大量的收件人 Email 地址,如果想要將其備份至 Excel 的工作表中以方便保存,該如何處理?(參考下圖)
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
參考以下步驟操作:
1. 開啟 Outlook 的 Email 郵件,複製所有的收件人。
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
2. 將其貼至 Word 文件中。
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
3. 將「;」取代為「^p」,即將「;」符號置換為跳行(Enter)。
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
結果如下:
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
4. 將 Word 內容複製到 Excel 中。
5. 利用資料部析工具,將 Email 位址之前的文字置於一欄,Email 位址置於一欄。
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
6. 利用取代功能,將「>」置換為空字串。
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表
結果如下圖,再利用公式:
儲存格C1:=HYPERLINK("mailto:"&B1,A1)
複製儲存格C1,往下各列貼上,產生一個郵件超連結清單。點選任一個超連結,可以直接進入預設的 Email 軟體進行郵件編輯。
Excel-如何將Outlook收件者Email位址轉換至試算表

2018年10月23日 星期二

Excel-顯示繁體中文和簡體中文的國字數值

網友問到:在 Excel 中設定數值格式時,如何顯示繁體中文的數值和簡體中文的國字數值?
Excel-顯示繁體中文和簡體中文的國字數值
在儲存格格式的數值設定中,自訂:
顯示繁體中文國字數值:
(1) [DBNum2][$-zh-TW]G/通用格式、(2) [DBNum2][$-404]G/通用格式
顯示簡體中文國字數值:
(1) [DBNum2][$-zh-CN]G/通用格式、(2)[DBNum2][$-804]G/通用格式
Excel-顯示繁體中文和簡體中文的國字數值
如果在數值之後要加上「元整」,則在儲存格格式的數值設定中,自訂:
顯示繁體中文國字數值:
[DBNum2][$-zh-TW]G/通用格式"元整"、[DBNum2][$-404]G/通用格式"元整"
顯示簡體中文國字數值:
[DBNum2][$-zh-CN]G/通用格式"元整"、[DBNum2][$-804]G/通用格式"元整"
Excel-顯示繁體中文和簡體中文的國字數值

2018年10月12日 星期五

Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能

Microsoft Translate 和 Goolgle翻譯都支援即時鏡頭翻譯功能,這真是個好用的功能。使用時只要將鏡頭描準文字,在手機畫面可以即時重疊顯示翻譯好的文字。掃描到那裡就翻譯到那裡,是個手持式的OCR工具。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能
(以英文字為例)以 Microsoft Translate 為例,只要點選畫面,就可以切換英文/中文。這個方法大大節省了逐字點選翻譯的困擾。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能 Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能
如果使用 Google 翻譯,只要開啟右下角的「即時鏡頭翻譯」(綠色圖示),也可以整個頁面翻譯,而且方便英文/中文對照。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能
在 Microsoft Translate 中,你也可以按一下照相機圖示,拍張照片來翻譯。點選右下角的「複製」,就可以取得翻譯內容。而Google 翻譯 App 同樣也是支援拍照翻譯。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能 Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能
當你點選掃描後的英文字,會即時顯示翻譯文字,點選這個英文字,會進一步翻譯。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能 Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能
在 Google 翻譯中點選左下角的圖片圖示,可以挑一張有文字的相片來翻譯。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能 Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能
在 Microsfot Translate 也是點選左下角的圖片圖示,挑一張有文字的相片來翻譯。
Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能 Microsoft Translate App和 Goolgle翻譯App支援鏡頭翻譯功能

Excel-計算姓名清單中每個姓氏的人數(SUMPRODUCT)

最近在研究自己通訊錄上的連絡人時,好奇想要知道每個姓氏的人數份佈比率,所以利用樞紐分析表工具和公式分別處理一次,卻得到不同結果,進一步了解找出了自已在公式設計的錯誤之處。(參考下圖)
Excel-計算姓名清單中每個姓氏的人數(SUMPRODUCT)
在下圖中,A欄是所有連絡人的姓名,先利用公式取出其姓。
儲存格B2:=IF(LEN(A2)=4,LEFT(A2,2),LEFT(A2,1))
複製儲存格B2,往下各列貼上。
取用B欄內容執行樞紐分析表操作,得到以下的結果:
Excel-計算姓名清單中每個姓氏的人數(SUMPRODUCT)
選取A欄的全部資料,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:姓名。
可以取用樞紐分析表會產生的不重覆的姓,
設計公式,儲存格D2:
=IF(LEN(C2)=2,SUMPRODUCT((LEFT(姓名,2)=C2)*1),SUMPRODUCT((
LEFT(姓名,1)=C2)*1))
複製儲存格D2,往下各列貼上。
(1) SUMPRODUCT((LEFT(姓名,2)=C2)*1)
如果C欄中的「姓」的字數為2,則找出姓名陣列中前 2 個字和儲存格C2相同的數量。
(2) SUMPRODUCT((LEFT(姓名,1)=C2)*1)
如果C欄中的「姓」的字數為1,則找出姓名陣列中前 1 個字和儲存格C2相同的數量。
Excel-計算姓名清單中每個姓氏的人數(SUMPRODUCT)
以上結果初看之下好像是對的公式,經過思考之後發現我犯了錯:複姓者(例如:范姜、歐陽)的第 1 個恰好也有單姓者(例如:范、歐)相同的字,沒考慮到這個因素。
修改公式,儲存格E2:
=IF(LEN(C2)=2,SUMPRODUCT((LEFT(姓名,2)=C2)*1),SUMPRODUCT((
LEFT(姓名,1)=C2)*1)-SUMPRODUCT((LEFT(姓名,1)=C2)*(LEN(姓名)=4)))
將公式:
SUMPRODUCT((LEFT(姓名,1)=C2)*1)
改為:
SUMPRODUCT((LEFT(姓名,1)=C2)*(LEN(姓名)=4))
即在公式中多加了一個條件,姓名為 4 個字者:(LEN(姓名)=4)
如此,就不會重覆計算了。

2018年10月11日 星期四

Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題

今天同仁問了一個實務面上常會踫到的問題:當在 Word 中製作合併列印文件時,資料來源是放在 Excel 的工作表中(如下圖),當資料合併至 Word 文件中的時候,原先是文字的班別,卻顯示為 0,該如何解決?
Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題
在 Excel 中先建立一個資料表當為資料來源:
Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題
當你在 Word 中製作合併列印檔時使用這個資料檔:
Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題
原先是「子一甲、資一甲、資一乙」等的文字卻都顯示為 0:
Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題
這是因為資料表中的班別欄位,被認定為數字格式,所以文字全都變成 0 了。
處理方式:只要將所有欄位的數值格式全都設定為「文字」即可。
Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題
重新製作這個合併列印文件檔,結果就會是正確的:
Word+Excel-解決合併列印文件時文字變成0的問題

2018年10月10日 星期三

Excel-解決使用VLOOKUP函數查詢數字發生的錯誤

(研習範例)參考下圖,同仁常問到的問題:在 Excel 中使用 VLOOKUP 函數,看起來公式是對的,但是查詢結果卻出錯,到底是那裡有問題?這個情形常發生在用學號、代號、座號等數字在做查詢時。
觀察下圖,在 Excel 中預設在儲存格中輸入文字會靠左對齊、輸入數值會對右對齊。在查表的資料裡雖然看來都是數字,但卻是文字格式。而查詢資料的數值是數字格式,所以查詢結果是錯誤訊息(因為查不到任何相符結果)。
為何這查表資料的數字會靠左對齊?通常是因為這些資料在系統的資料庫中的欄位屬性原始就是被設定為文字,所以匯出時就會是文字格式。
Excel-解決使用VLOOKUP函數查詢數字發生的錯誤
如何才能得到想要的結果呢?你可能會這樣做:
將儲存格F2的數值格式也修改為「文字」。
Excel-解決使用VLOOKUP函數查詢數字發生的錯誤
目前看來結果還是錯的(觀察儲存格數字已自動靠左對齊,所以已將格式設定為文字。)
Excel-解決使用VLOOKUP函數查詢數字發生的錯誤
此時,你只要在這個狀態下,重新輸入一次要查詢的內容(本例再key一次71),結果就會正確。
Excel-解決使用VLOOKUP函數查詢數字發生的錯誤
如果你有大量資料要查表,上述的動作將會過多操作,還是改用修正公式的方法:
修改公式→儲存格F4:=VLOOKUP(F2&"",A2:D19,4,FALSE)
關鍵在於將儲存格F2再串接一個空字串「""」,如此,儲存格F2的內容就會被轉成文字了。然後再進行複製,就能讓大量的查表公式得到正確的結果。(實現了用數值查詢文字)
Excel-解決使用VLOOKUP函數查詢數字發生的錯誤

2018年10月8日 星期一

Excel-試題領域和題型的數量分析(SUMPRODUCT)

(研習範例)參考下圖,學校老師時常建立一些試題,其中含有題目領域和題型等欄位,如何能快速得知各領域、各題型分配的題數?
Excel-試題領域和題型的數量分析(SUMPRODUCT)
首先,選取 Word 中已出好題目的領域和題型的欄位,並且複製到 Excel 中。再透過 Excel 公式來求取各領域、各題型分配的題數。
Excel-試題領域和題型的數量分析(SUMPRODUCT)
參考下圖,在 Excel 中選取領域和題型欄位有資料的儲存格,按 Ctrl+Shift+F3 鍵,勾選「頂端列」,定義名稱:領域、題型。
Excel-試題領域和題型的數量分析(SUMPRODUCT)
輸入公式,儲存格E2:=SUMPRODUCT((領域=$D2)*(題型=E$1))
複製儲存格E2,貼至儲存格E2:J11。
你也可以試著使用樞紐分析表工具,手動操作得到相同結果。
Excel-試題領域和題型的數量分析(SUMPRODUCT)

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